Aufträge und Serviceaufträge bearbeiten
Einen Auftrag im richtigen Projekt erfassen, Tätigkeiten und Termine pflegen und Serviceeinsätze disponieren.
Ein Auftrag ist die operative Einheit zwischen Projekt und Ausführung. Im Auftrag wird festgehalten, was erledigt werden soll, wer verantwortlich ist, welche Tätigkeit geplant ist und welche Termine, Materialien oder Rapporte dazugehören.
Auftrag oder Pendenz?
Ein Auftrag beschreibt eine operative Leistung mit Tätigkeiten, Terminen, Material oder Rapporten. Eine Pendenz beschreibt dagegen eine offene Handlung oder Wiedervorlage. Wenn ein Einsatz geplant und rapportiert werden muss, ist ein Auftrag meist der passende Datensatz.
Einen Auftrag anlegen
Projekt oder Auftragsübersicht öffnen
Öffnen Sie das gewünschte Projekt oder die allgemeine Auftragsübersicht und wählen Sie Hinzufügen.
Grunddaten erfassen
Prüfen Sie die Projekt- und Objektzuordnung. Erfassen Sie Auftragsnummer und Bezeichnung, sofern diese nicht durch die Nummernverwaltung vorgegeben werden.
Fachliche Einordnung ergänzen
Wählen Sie Gewerk und Tarif, sofern diese in Ihrer Installation verwendet werden. Erfassen Sie Auftragsdatum, Sachbearbeiter, Tätigkeiten und Arbeitsbeschreibung.
Adressen und Optionen prüfen
Ergänzen Sie «Ihr Zeichen», Kontakttelefon und Auftragsreferenznummer. Prüfen Sie Empfängeradresse und Zusatzadresse. Entscheiden Sie, ob Spesen erlaubt sind und ob es sich um einen Serviceauftrag handelt.
Planung vorbereiten
Setzen Sie bei Bedarf die Priorität und erfassen Sie später die vorgesehenen Termine, Personen und Geräte.
Speichern und kontrollieren
Speichern Sie den Auftrag. Öffnen Sie ihn erneut und prüfen Sie Projekt, Adressen, Tätigkeiten und die verfügbaren Panels.
Der Auftragscode kann durch die Nummernverwaltung vorgegeben werden. Wenn das Feld nicht frei bearbeitbar ist, darf die Nummer nicht manuell geändert werden.
Welche Informationen gehören in den Auftrag?
| Feld oder Bereich | Zweck und Prüffrage |
|---|---|
| Projekt | Verknüpft den Auftrag mit Objekt und Projekt. Stimmen Objekt- und Projektzuordnung? |
| Gewerk | Fachliche Einordnung des Auftrags. Wird der Auftrag dadurch den richtigen Tätigkeiten und Auswertungen zugeordnet? |
| Tarif | Grundlage für Tätigkeiten oder Verrechnung, wenn Tarife eingerichtet sind. Ist der Tarif für diesen Vorgang passend? |
| Auftragsdatum | Datum, an dem der Auftrag erfasst oder ausgelöst wurde. Entspricht es dem tatsächlichen Vorgang? |
| Sachbearbeiter | Zuständige Person im Büro oder in der Auftragsbearbeitung. Ist die Verantwortung klar? |
| Tätigkeiten | Welche Arbeiten oder Leistungen im Auftrag vorkommen können. Sind die benötigten Tätigkeiten auswählbar? |
| Arbeitsbeschreibung | Verständliche Beschreibung des Auftrags für interne und operative Arbeit. Kann eine andere Person den Einsatz damit vorbereiten? |
| Empfängeradresse | Adresse für Kommunikation oder auftragsbezogene Ausgaben. Ist sie vom Einsatzort unterschieden? |
| Zusatzadresse | Weitere Adresse, die für den Vorgang benötigt wird. Wird sie in der Ausgabe benötigt? |
| Spesen erlaubt | Steuert, ob Spesen im Auftrag erfasst werden dürfen. Passt die Einstellung zum Prozess? |
| Serviceauftrag | Kennzeichnet den Auftrag für den Service-/Dispositionsablauf. Soll er in der Disposition erscheinen? |
| Priorität | Gibt die Dringlichkeit oder Reihenfolge des Auftrags an. Ist die Priorität mit dem Team abgestimmt? |
| Inaktiv | Kennzeichnet einen nicht mehr laufenden Auftrag. Soll der Auftrag noch in aktiven Auswahllisten erscheinen? |
Die Panels eines Auftrags
Im Auftragsfenster können – abhängig von Konfiguration und Berechtigung – folgende Bereiche sichtbar sein:
- Allgemein: Stammdaten, Projektbezug, Tätigkeiten, Beschreibung und Adressen
- Termine: geplante Ausführungstermine
- Material: zum Auftrag erfasstes Material
- Abrechnung: abrechnungsbezogene Informationen
- Dateien: Dateien zum Auftrag
Die Panels gehören zum selben Auftrag. Wenn Sie eine Adresse oder Beschreibung im Bereich Allgemein ändern, prüfen Sie anschliessend auch Termine, Material und Abrechnung.
Termine eines Auftrags
Ein Termin enthält typischerweise:
- Beginn und Ende mit Datum und Zeit
- Ort
- Status
- farbliche Kennzeichnung bzw. Label
- Arbeitsbeschreibung
- zugewiesene Personen
- zugewiesene Geräte
Die Ortsangabe kann aus dem Objekt übernommen werden. Prüfen Sie trotzdem, ob der konkrete Einsatzort stimmt. Eine Telefonnummer oder Adresse des Empfängers ist nicht automatisch der physische Ausführungsort.
Termin erfassen
Terminpanel öffnen
Öffnen Sie im Auftrag das Panel Termine und fügen Sie einen Termin hinzu.
Zeit und Ort festlegen
Erfassen Sie Beginn und Ende. Prüfen Sie Ort und Arbeitsbeschreibung.
Ressourcen zuweisen
Wählen Sie Status und Label. Markieren Sie die vorgesehenen Personen und Geräte.
Termin speichern
Speichern Sie den Termin und prüfen Sie danach die Darstellung in der Disposition.
Service-Disposition verwenden
Serviceaufträge erscheinen in der Disposition, wenn sie als Serviceauftrag erfasst und für die Planung verfügbar sind.
Die Disposition bietet verschiedene Ansichten:
- Tag
- Arbeitswoche
- Woche
- Monat
- Zeit-/Timeline-Ansicht
Sie können Termine nach Datum oder nach Person gruppieren. In der Disposition stehen ausserdem eine Liste der Serviceaufträge und die Kalenderressourcen zur Verfügung.
Einen Serviceeinsatz einplanen
Kalender vorbereiten
Öffnen Sie Service/Dispo, wählen Sie die gewünschte Kalenderansicht und stellen Sie Zeitraum sowie sichtbare Ressourcen ein.
Auftrag prüfen
Suchen Sie den Auftrag in der Auftragsliste. Prüfen Sie Objekt, Auftrag, Gewerk, Projektverantwortlichen, Kontakttelefon, Sachbearbeiter, Typ und Priorität.
Termin einplanen
Erstellen Sie den Termin oder ziehen Sie den Auftrag in den passenden Kalenderbereich, sofern Ihre Berechtigung dies erlaubt.
Ressourcen und Details ergänzen
Weisen Sie Personen und Geräte zu. Prüfen Sie Status, Ort und Beschreibung.
Kalender kontrollieren
Aktualisieren Sie die Ansicht und kontrollieren Sie, ob der Termin an der erwarteten Stelle erscheint.
Änderungen an Beginn, Ende oder Ressource wirken sich auf die Einsatzplanung aus. Nehmen Sie Verschiebungen deshalb erst vor, nachdem Sie den richtigen Termin ausgewählt haben.
Material, Rapporte und Abrechnung
Material wird am Auftrag im Panel Material geführt. Zeit- und Leistungserfassung kann den Auftrag als Ziel verwenden. Abrechnungseinträge werden im Panel Abrechnung sichtbar, wenn die entsprechenden Daten erfasst wurden.
Eine sinnvolle Reihenfolge ist:
- Auftrag und Tätigkeit erfassen
- Termin planen
- Arbeit und Material rapportieren
- Auftrag prüfen
- Abrechnung erstellen oder für die Abrechnung freigeben
Die konkrete Abrechnung ist abhängig von Dokumenttypen, Tarifen, Konditionen und Berechtigungen. Verwenden Sie den Auftrag nicht als Ersatz für das abzurechnende Dokument.