Grundstruktur – Objekt, Projekt und Dokument
Das zentrale Datenmodell von Planura verstehen und richtig verwenden.
Planura ordnet Informationen in einer festen Grundstruktur. Für die Orientierung hilft zunächst diese einfache Vorstellung:
- Das Objekt ist der gemeinsame Rahmen
- Das Projekt beschreibt einen konkreten Auftrag oder Vorgang innerhalb dieses Rahmens
- Das Dokument bildet den kaufmännischen oder technischen Vorgang innerhalb des Projekts ab
Nicht alles, was Sie in Planura sehen, ist eine weitere Hierarchieebene. Adressen, Aufträge, Rapporte, Pendenzen und Dateien sind Informationen, die mit einem Objekt, einem Projekt oder einem Dokument verknüpft werden können. Stammdaten und Einstellungen werden dagegen oft von mehreren Bereichen gemeinsam verwendet.
Drei Fragen für die tägliche Arbeit
Wenn Sie einen Eintrag suchen oder neu erfassen, fragen Sie sich zuerst: Welches Objekt ist betroffen? Welches Projekt gehört dazu? Und welcher Eintrag wird benötigt: ein Dokument, ein Auftrag, ein Rapport, eine Pendenz oder eine Datei?
So lesen Sie das Diagramm
Die drei Karten in der ersten Reihe bilden die Kernhierarchie. Ein Projekt gehört zu einem Objekt. Ein Dokument gehört zu einem Projekt. Die beiden unteren Reihen zeigen Beispiele für Informationen, die mit diesen Ebenen verknüpft oder von mehreren Bereichen gemeinsam verwendet werden.
Die unteren Karten sind keine weiteren Unterebenen. Adressen, Aufträge, Rapporte, Stammdaten und Schnittstellen erweitern die Kernhierarchie, liegen aber nicht innerhalb eines einzelnen Dokuments.
Ein vollständiges Beispiel
| Ebene | Beispiel | Was finden Sie dort? |
|---|---|---|
| Objekt | Wohnüberbauung Musterweg (fiktiv) | Gemeinsamer Rahmen für die Liegenschaft und ihre Kontakte |
| Projekt | Badsanierung | Der konkrete Auftrag mit Terminen, Aufträgen und Rapporten |
| Dokument | Angebot AN-2026-104 | Positionen, Mengen, Preise, Konditionen und Ausgabe |
Der Weg durch Planura sieht in diesem Beispiel so aus:
- Sie öffnen das Objekt Wohnüberbauung Musterweg (fiktiv)
- Darin wählen Sie das Projekt Badsanierung
- Im Projekt öffnen oder erstellen Sie das Angebot AN-2026-104
- Im Dokument pflegen Sie Positionen, Texte, Adressen und Konditionen
- Aufträge, Rapporte und Pendenzen bleiben dem passenden Projekt zugeordnet
Wenn Sie später nach dem Angebot suchen, helfen Objekt, Projekt, Dokumenttyp, Jahr und Nummer dabei, den richtigen Eintrag zu finden.
Objekt: der gemeinsame Rahmen
Ein Objekt beschreibt den übergeordneten Zusammenhang, in dem mehrere Vorgänge zusammengehören. Je nach Branche kann ein Objekt beispielsweise eine Liegenschaft, ein Gebäude, eine Anlage oder ein dauerhaft betreuter Kundenstandort sein.
Zum Objekt gehören typischerweise:
- eine Objektbezeichnung oder Objektnummer
- eine zugeordnete Adresse
- ein oder mehrere Projekte
- objektbezogene Dateien und Verknüpfungen
- Anlagen und Wartungsaktionen
- Kontakte und weitere Informationen zur Historie
Ein Objekt ist besonders hilfreich, wenn über längere Zeit mehrere Projekte am gleichen Ort oder für denselben Kunden bearbeitet werden. Dadurch müssen Sie gemeinsame Angaben wie Standort, Adressen und Anlagen nicht für jedes Projekt neu anlegen.
Projekt: der konkrete Auftrag
Ein Projekt liegt innerhalb eines Objekts. Es beschreibt einen konkreten Auftrag, Bauabschnitt, Leistungsumfang oder Geschäftsvorgang.
Ein Projekt kann unter anderem enthalten:
- Projektcode und Bezeichnung
- Empfänger-, Kontakt- und Zuständigkeitsinformationen
- Dokumente
- Aufträge und Termine
- Rapporte und Auswertungen
- Dateien, Links und Lieferantenrechnungen
- Pendenzen und Kommentare
Mehrere Projekte können zum gleichen Objekt gehören. Eine Badsanierung, eine Heizungswartung und ein späterer Umbau können beispielsweise getrennte Projekte sein, obwohl sie dieselbe Liegenschaft betreffen.
Dokument: der einzelne Vorgang
Ein Dokument gehört zu einem Projekt und bildet einen kaufmännischen oder technischen Vorgang ab. Je nach Einrichtung können freie Dokumente, NPK-Dokumente, Angebote, Aufträge, Rechnungen oder weitere Dokumenttypen verwendet werden.
Ein Dokument enthält typischerweise:
- Dokumenttyp, Jahr und Nummer
- Dokumentbezeichnung und Status
- Empfänger- und weitere Adressen
- Positionen und Texte
- Konditionen und Mehrwertsteuer
- Kalkulations- und Finanzinformationen
- Anhänge, Druckausgabe oder Exportdaten
Das Dokument ist deshalb nicht der richtige Ort für Informationen, die für das ganze Objekt gelten. Eine allgemeine Kontaktadresse oder eine Anlage sollte möglichst im passenden Objekt- oder Stammdatenbereich gepflegt und anschliessend verknüpft werden.
Wo gehören andere Einträge hin?
| Eintrag | Typischer Zusammenhang | Beispiel |
|---|---|---|
| Adresse oder Kontakt | Objekt, Projekt oder Dokument, je nach Verwendung | Eigentümer der Wohnüberbauung |
| Auftrag | Meist ein konkretes Projekt | Reparaturauftrag für die Badsanierung |
| Rapport | Person, Zeitraum, Tätigkeit und oft Projekt oder Auftrag | Arbeitszeit für den 12. März |
| Pendenz | Objekt oder Projekt | Offene Abklärung mit dem Lieferanten |
| Datei | Objekt, Projekt oder Dokument | Plan, Foto oder unterschriebene PDF |
| Anlage | Vor allem das Objekt | Heizungsanlage mit Wartungsaktion |
Die genaue Zuordnung kann je nach Modul und Einrichtung abweichen. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie zuerst den fachlichen Zusammenhang und prüfen Sie dort die vorhandenen Verknüpfungen.
Warum die Hierarchie wichtig ist
Die Auswahl von Objekt und Projekt beeinflusst, welche Dokumente, Adressen, Dateien und Auswertungen angezeigt werden. Wenn das falsche Objekt oder Projekt geöffnet ist, kann es so aussehen, als ob ein Eintrag fehlt, obwohl er in Planura vorhanden ist.
Prüfen Sie deshalb vor dem Erstellen eines neuen Eintrags:
- Ist das richtige Objekt geöffnet?
- Arbeiten Sie im richtigen Projekt?
- Brauchen Sie ein Dokument, einen Auftrag, einen Rapport, eine Pendenz oder eine Datei?
- Welche Adresse und Kontaktperson sollen verwendet werden?
- Welche Zuständigkeit, Sprache, Währung und Konditionen gelten?
Diese Fragen helfen, doppelte Datensätze und falsch zugeordnete Informationen zu vermeiden.