Objekte und Projekte anlegen und richtig zuordnen
Objekte, Projekte und ihre Adressen so erfassen, dass spätere Dokumente und Aufgaben am richtigen Ort landen.
Objekte und Projekte beantworten unterschiedliche Fragen:
| Begriff | Leitfrage |
|---|---|
| Objekt | Zu welchem Gebäude, Standort, Kundenobjekt oder organisatorischen Hauptzusammenhang gehört die Arbeit? |
| Projekt | Welcher konkrete Auftrag, Zeitraum oder Arbeitsvorgang gehört zu diesem Objekt? |
| Dokument | Welche einzelne Offerte, Rechnung, Bestellung, Ausführung oder andere Unterlage gehört zum Projekt? |
Ein Objekt kann mehrere Projekte enthalten. Wählen Sie deshalb vor der Erfassung von Dokumenten und Aufträgen zuerst das richtige Objekt und danach das richtige Projekt.
Wann brauche ich diese Seite?
Sie benötigen diese Anleitung, wenn Sie:
- ein neues Kundenobjekt oder Gebäude erfassen
- ein neues Projekt unter einem bestehenden Objekt anlegen
- nicht wissen, ob eine Information ins Objekt oder ins Projekt gehört
- eine Adresse als Empfänger, Objektadresse, Planer oder Bauherr zuweisen müssen
- Dateien, Dokumente oder Kontaktverläufe wiederfinden möchten.
Ein Objekt finden
Öffnen Sie den Bereich Objekt. Die Liste enthält unter anderem:
- Objektcode
- Bezeichnung
- Empfängeradresse
- Objektadresse
- Beschreibung
- Inaktiv.
Verwenden Sie die allgemeine Suchzeile oder den Filter der passenden Spalte. Wenn Sie eine Projektnummer kennen, können Sie die Projektnummersuche im Objektbereich verwenden. Öffnen Sie ein Objekt per Doppelklick oder wählen Sie es aus, um den Detailbereich zu laden.
Ein Objekt neu erfassen
- Öffnen Sie den Bereich Objekt.
- Wählen Sie Hinzufügen.
- Erfassen Sie Objektcode und Bezeichnung.
- Ordnen Sie die relevanten Adressen zu:
- Empfängeradresse
- Zusatzadresse
- Objektadresse
- Planeradresse
- Bauherrenadresse.
- Wählen Sie bei Bedarf eine verantwortliche Person.
- Erfassen Sie eine verständliche Beschreibung.
- Prüfen Sie, ob das Objekt aktiv bleiben soll.
- Speichern Sie den Datensatz.
Der Objektcode kann je nach Konfiguration automatisch vergeben oder änderbar sein. Wenn das Feld nicht bearbeitbar ist, ist das normalerweise eine bewusste Vorgabe der Nummernverwaltung.
Was gehört in die Objektbeschreibung?
Die Objektbeschreibung sollte den dauerhaften Zusammenhang erklären, nicht nur den aktuellen Auftrag. Geeignet sind zum Beispiel Standort, Gebäude, Anlageteil oder interne Objektbezeichnung. Projektbezogene Details wie eine konkrete Ausführung oder ein einzelner Auftrag gehören in das Projekt bzw. Dokument.
Die Objekt-Detailansicht
Nach der Auswahl eines Objekts kann die Detailansicht – abhängig von Berechtigung, Konfiguration und Lizenz – folgende Panels enthalten:
- Allgemein: Code, Bezeichnung, Adressen, verantwortliche Person und Beschreibung
- Konditionen: objektbezogene finanzielle oder kalkulatorische Vorgaben
- Dateien: Dateien am Objekt
- Verknüpfte Objekte: Beziehungen zu anderen Objekten
- Projekte: Projekte des Objekts
- Dokumente: Dokumente des Objekts
- Pendenzen: offene Aufgaben
- Kontaktverlauf: Gespräche und Notizen
- Aufträge: zugehörige Aufträge
- Projektdateien: Dateien, die an Projekten des Objekts liegen
- Anlagen: verwaltete Anlagen oder technische Einheiten.
Nicht jedes Panel muss in Ihrer Installation sichtbar sein. Ein fehlendes Panel ist deshalb zuerst eine Frage von Konfiguration, Lizenz oder Berechtigung und nicht automatisch ein Datenverlust.
Ein Projekt unter einem Objekt anlegen
Sie können ein Projekt aus der Objektansicht im Panel Projekte hinzufügen oder die Projektverwaltung verwenden.
- Markieren Sie das richtige Objekt.
- Öffnen Sie Projekte.
- Wählen Sie Hinzufügen.
- Erfassen Sie Projektcode und Bezeichnung.
- Prüfen Sie die Objektzuordnung.
- Erfassen Sie das Datum.
- Ordnen Sie Empfänger-, Zusatz- und Objektadresse zu.
- Wählen Sie die verantwortliche Person.
- Wählen Sie die passenden Gewerke.
- Ergänzen Sie Planer- und Bauherrenadresse, wenn diese für den Vorgang benötigt werden.
- Prüfen Sie Inaktiv und speichern Sie.
Der Projektcode kann je nach Nummernkreis automatisch vergeben oder nicht änderbar sein. Die Projektliste zeigt neben Code und Bezeichnung typischerweise Gewerk, Datum, vorhandene Aufträge und Inaktiv.
Die Adressrollen im Projekt
Die Rollen sollten nicht nur nach dem Namen, sondern nach ihrer Verwendung unterschieden werden:
| Rolle | Typische Verwendung |
|---|---|
| Empfängeradresse | Empfänger eines Dokuments oder einer Kommunikation |
| Zusatzadresse | Weitere Adresse, die im Vorgang oder auf einer Ausgabe benötigt wird |
| Objektadresse | Anschrift des Gebäudes, Einsatzorts oder Arbeitsorts |
| Planeradresse | Planungsbüro oder zuständige Planungsstelle |
| Bauherrenadresse | Auftraggeber oder Bauherrschaft |
Wählen Sie, soweit möglich, eine bestehende Adresse. Die angezeigte mehrzeilige Adresse dient als Kontrolle. Wenn eine falsche Adresse angezeigt wird, entfernen Sie die Verknüpfung und wählen Sie den Datensatz neu aus, statt den Text in der Anzeige manuell zu interpretieren.
Adressänderung vom Objekt oder Projekt übernehmen
Wenn Sie bei einem bestehenden Objekt oder Projekt eine zugewiesene Adresse ändern, fragt Planura beim Speichern, ob die Änderung an verknüpfte Datensätze weitergegeben werden soll. Damit können Sie die neue Objekt-, Empfänger-, Zusatz-, Planer- oder Bauherrenadresse gezielt übernehmen, ohne jeden Datensatz einzeln zu öffnen.
Die Abfrage erscheint nur, wenn sich eine Adresszuweisung geändert hat und aktive, passende Datensätze vorhanden sind. Bei einem Objekt können je nach Zusammenhang Projekte, Dokumente und Aufträge angezeigt werden. Bei einem Projekt erscheinen Dokumente und Aufträge.
Adresse am Objekt oder Projekt ändern
Öffnen Sie den bestehenden Datensatz und ersetzen Sie die betreffende Adresszuweisung, zum Beispiel die Objektadresse. Speichern Sie anschliessend den Datensatz.
Dialog «Verknüpfte Datensätze aktualisieren» prüfen
Planura zeigt einen Auswahldialog mit den passenden aktiven Datensätzen. Die Liste ist nach Projekte, Dokumente und Aufträge gegliedert. Öffnen Sie die Gruppen und prüfen Sie Nummer und Bezeichnung, bevor Sie eine Auswahl übernehmen.
Gewünschte Datensätze auswählen
Aktivieren Sie nur die Projekte, Dokumente oder Aufträge, deren geerbte Adresse angepasst werden soll. Sie können einzelne Einträge oder eine ganze Gruppe auswählen oder abwählen.
Auswahl speichern
Wählen Sie im Dialog Speichern, damit Planura die neue Adresse auf die ausgewählten Datensätze überträgt. Wenn Sie keinen Eintrag auswählen oder den Dialog mit Abbrechen schliessen, speichert Planura nur die Änderung am Objekt bzw. Projekt und übernimmt sie nicht auf verknüpfte Datensätze.
Nicht jede Adressänderung löst die Abfrage aus
Der Dialog erscheint bei einer neuen oder geänderten Adresszuweisung am Objekt oder Projekt. Wenn Sie ausschliesslich die Anschrift einer bereits zugewiesenen Stammadresse bearbeiten, bleibt die Zuweisung gleich und diese Auswahlabfrage erscheint nicht.
Die Administration kann über die Systemeinstellung Verknüpfte Adressen aktualisieren festlegen, ob die gefundenen Datensätze im Dialog standardmässig ausgewählt sind. Unabhängig von dieser Voreinstellung prüfen und bestätigen Sie die Auswahl bei jeder Änderung bewusst.
Welche Informationen gehören ins Objekt und welche ins Projekt?
Ins Objekt
- dauerhafte Bezeichnung des Standorts oder Kundenobjekts
- dauerhafte Objektadresse
- allgemeine verantwortliche Person
- langfristig gültige Beziehungen zu anderen Objekten
- objektbezogene Dateien und Anlagen.
Ins Projekt
- konkrete Projektbezeichnung und Projektnummer
- Datum und Gewerke
- projektbezogene Adressrollen
- Dokumente, Aufträge und Projektdateien
- projektbezogene Kontaktverläufe und Nachkalkulation.
Diese Trennung verhindert, dass ein neues Projekt die Stamminformationen eines bestehenden Objekts überschreibt.
Dokumente und Aufträge beim richtigen Objekt und Projekt erfassen
Wenn Sie im Objekt- oder Projektbereich ein Dokument anlegen, übernimmt Planura die dort ausgewählte Objekt- und Projektzuordnung. Prüfen Sie trotzdem vor dem Speichern:
- Objektcode und Objektbezeichnung
- Projektcode und Projektbezeichnung
- Empfängeradresse
- Objekt-, Planer- und Bauherrenadresse
- verantwortliche Person
- Dokumenttyp und Dokumentdatum.
Ein Dokument mit falscher Objekt- oder Projektzuordnung kann später zwar möglicherweise verschoben oder kopiert werden, erzeugt aber unnötige Nacharbeit und falsche Auswertungen.
Dateien und Ablage
Dateien können – wenn der Dateibereich aktiviert ist – am Objekt oder im Projekt abgelegt werden. Entscheiden Sie nach dem Wiederfinden:
- Objektdatei: Datei gilt für den dauerhaften Objektzusammenhang
- Projektdatei: Datei gilt für einen konkreten Vorgang oder Auftrag
- Dokumentinhalt: Inhalt gehört direkt in das Dokument bzw. die Positionen.
Vergeben Sie verständliche Dateinamen und achten Sie auf den richtigen Ablageort. Ein Projektbericht, der nur am Objekt liegt, ist für andere Benutzer schwerer zu finden, wenn sie im Projekt arbeiten.