Pendenzen erfassen, zuweisen und erledigen
Offene Aufgaben mit klarer Zuständigkeit, Frist und Fortschritt dokumentieren.
Eine Pendenz sollte eine konkrete nächste Handlung beschreiben. «Kunde» ist keine gute Pendenz; «Kundenrückfrage zur Ausführung bis Freitag klären» ist eine klare Aufgabe.
Eine gute Pendenz ist ausführbar
Die zuständige Person sollte aus der Bezeichnung und Beschreibung erkennen, was als Nächstes zu tun ist, welcher Kontext betroffen ist und welches Ergebnis erwartet wird.
Eine Pendenz anlegen
Kontext öffnen
Öffnen Sie den Bereich Pendenz oder den Pendenzenbereich des aktuellen Objekts bzw. Projekts.
Aufgabe beschreiben
Wählen Sie Hinzufügen, prüfen Sie die automatisch vergebene Nummer und erfassen Sie eine eindeutige Bezeichnung.
Verantwortung und Frist festlegen
Weisen Sie die Pendenz einem Mitarbeiter zu, ordnen Sie sie bei Bedarf einem Projekt zu und setzen Sie das Bis-Datum.
Fortschritt dokumentieren
Erfassen Sie den Fortschritt in Prozent und ergänzen Sie eine ausführliche Beschreibung mit Hintergrund und erwartetem Ergebnis.
Pendenz speichern
Speichern Sie die Pendenz. Prüfen Sie danach, ob Mitarbeiter, Projekt, Frist und Status in der Liste korrekt erscheinen.
Eine Pendenz kann zusätzlich Kommentare, eine Historie, Links und Dateien enthalten.
Die Felder der Pendenz
| Feld | Bedeutung und praktische Verwendung |
|---|---|
| Nummer | Eindeutige Referenz der Pendenz. Verwenden Sie sie für Rückfragen und suchen Sie damit, wenn der Titel nicht eindeutig ist. |
| Bezeichnung | Kurzer Titel, der in Listen und Benachrichtigungen verständlich bleiben soll. Formulieren Sie die nächste Handlung, nicht nur das Thema. |
| Mitarbeiter | Person, die für die nächste Bearbeitung zuständig ist. Eine klare Zuordnung verhindert, dass die Aufgabe im Team liegen bleibt. |
| Priorität | Dringlichkeit der Aufgabe. Verwenden Sie die Werte einheitlich gemäss dem Prozess Ihrer Organisation. |
| Projekt | Projektbezug, damit die Pendenz im fachlichen Kontext erscheint. Lassen Sie ihn leer, wenn die Aufgabe bewusst keinem Projekt gehört. |
| Bis Datum | Fälligkeitsdatum. Setzen Sie es so, dass die zuständige Person die Aufgabe rechtzeitig abschliessen kann. |
| Fortschritt in Prozent | Grober Stand der Erledigung. Verwenden Sie die Prozentwerte als gemeinsamen Arbeitsstand und nicht als Ersatz für einen Kommentar. |
| Beschreibung | Konkrete Aufgabe, Hintergrund, erwartetes Ergebnis und wichtige Hinweise. Hier gehören die Details hin, die nicht in den Listentitel passen. |
| Gelesen | Kennzeichnet, ob die Pendenz vom Empfänger zur Kenntnis genommen wurde. Gelesen bedeutet nicht erledigt. |
| Erledigt | Kennzeichnet den fachlichen Abschluss der Aufgabe. Setzen Sie diesen Zustand erst, wenn das erwartete Ergebnis erreicht und dokumentiert ist. |
Eine gute Beschreibung schreiben
Beantworten Sie in der Beschreibung möglichst diese Fragen:
- Was muss getan werden?
- Für wen oder welches Objekt?
- Welche Information oder Datei wird benötigt?
- Welches Ergebnis wird erwartet?
- Bis wann oder unter welcher Bedingung?
Die Bezeichnung dient der Übersicht. Die Beschreibung enthält die Details, damit die zuständige Person ohne Rückfragen beginnen kann.
Pendenzen suchen und priorisieren
Die Pendenzenliste kann unter anderem nach folgenden Spalten gefiltert werden:
- Priorität
- Nummer
- Bezeichnung
- Mitarbeiter
- Objekt und Objektbezeichnung
- Projekt und Projektbezeichnung
- Bis-Datum
- Fortschritt
- Erledigt
- Gelesen
- Erfasser
Abgelaufene Fristen werden in der Liste besonders hervorgehoben. Verwenden Sie die Filter, um eine persönliche Arbeitsliste zu erzeugen, beispielsweise:
- Mitarbeiter = eigener Benutzer
- Erledigt = nein
- Bis-Datum = heutiger Tag oder nächster Zeitraum
- Priorität = hoch
Fortschritt und Erledigt
Der Fortschritt beschreibt den Arbeitsstand. Setzen Sie ihn nicht automatisch auf 100 %, nur weil Sie einen Zwischenschritt erledigt haben. Verwenden Sie Erledigt, wenn die Aufgabe fachlich abgeschlossen ist.
Beispiel:
- 25 %: Unterlagen angefordert
- 50 %: Rückmeldung erhalten
- 75 %: Lösung vorbereitet
- 100 %: Lösung umgesetzt und dokumentiert
Die konkrete Nutzung von Prozentwerten kann in Ihrer Organisation anders definiert werden. Wichtig ist, dass alle Benutzer dieselbe Bedeutung verwenden.
Kommentare und Historie
Kommentare gehören zur Pendenz, wenn die Aufgabe während der Bearbeitung zusätzliche Informationen benötigt. Die Historie zeigt, wer wann eine Änderung oder einen Kommentar erfasst hat.
Nutzen Sie Kommentare für:
- Rückfragen und Antworten
- Zwischenstände
- begründete Terminänderungen
- Entscheidungen und Abmachungen
Verwenden Sie die Beschreibung für das stabile Aufgabenziel und Kommentare für den zeitlichen Verlauf.
Links und Dateien
Wenn eine Pendenz mit einem Datensatz oder Dokument zusammenhängt, verwenden Sie den Bereich Links. Wenn ein Arbeitsdokument benötigt wird, legen Sie es im Bereich Dateien ab oder verknüpfen Sie es nach dem vorgesehenen Prozess.
Die Pendenz sollte nicht zum zweiten Ablageort für das gesamte Projekt werden. Legen Sie die fachlichen Originaldaten weiterhin am Objekt, Projekt, Auftrag oder Dokument ab und verlinken Sie sie von der Pendenz aus.
Benachrichtigung und gelesen
Eine zugewiesene Pendenz kann in der Benutzeroberfläche als offen oder ungelesen erscheinen. Markieren Sie sie als gelesen, sobald Sie sie zur Kenntnis genommen haben. Das ist nicht dasselbe wie erledigt.
Die Aufgabe wurde noch nicht zur Kenntnis genommen. Prüfen Sie die Zuweisung und die Benachrichtigung.
Welche Benachrichtigungen tatsächlich zugestellt werden, hängt von Konfiguration, Benutzerkonto und aktivierten Benachrichtigungsdiensten ab.