Kontaktpersonen und Kontaktverlauf pflegen
Ansprechpersonen erfassen und Gespräche, Notizen und weitere Kontakte nachvollziehbar dokumentieren.
Eine Adresse beschreibt die Firma oder Person als zentralen Kontakt. Eine Kontaktperson beschreibt eine einzelne Ansprechperson innerhalb dieser Adresse. Im Kontaktverlauf dokumentieren Sie, was wann mit dieser Adresse oder Kontaktperson besprochen wurde.
Diese Trennung beantwortet drei unterschiedliche Fragen:
| Frage | Richtiger Bereich |
|---|---|
| Wem gehört die Anschrift? | Adresse |
| Wer ist die konkrete Ansprechperson? | Kontaktperson |
| Was wurde wann besprochen oder vereinbart? | Kontaktverlauf |
Kontaktpersonen verwalten
- Öffnen Sie die gewünschte Adresse.
- Wechseln Sie zum Panel Kontaktperson.
- Wählen Sie Hinzufügen, um eine neue Person anzulegen.
- Erfassen Sie die persönlichen Daten und die Kommunikationsmöglichkeiten.
- Speichern Sie die Kontaktperson.
Vor dem Anlegen einer neuen Person prüfen Sie, ob sie bereits in der Liste der Adresse vorhanden ist. So vermeiden Sie zwei Einträge für dieselbe Person.
Felder einer Kontaktperson
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Standard | Markiert die Person als bevorzugte Kontaktperson der Adresse, sofern dies in Ihrem Prozess verwendet wird. |
| Kontakttyp | Ordnet die Person einer organisatorischen Rolle oder Kontaktart zu. |
| Anrede und Briefanrede | Formale und direkt verwendete Anrede für Schreiben oder Kommunikation. |
| Nachname und Vorname | Name der Kontaktperson. |
| Geburtsdatum | Optionales personenbezogenes Datum. |
| Telefon und Mobil | Direkte Telefonnummern einschliesslich Vorwahl. |
| Direkte E-Mail-Adresse der Kontaktperson. | |
| Bemerkung | Freie Zusatzinformation zur Person. |
| Inaktiv | Kennzeichnet die Kontaktperson als nicht mehr aktiv. |
Über die Symbole neben Telefon, Mobilnummer und E-Mail können Sie – sofern Daten und lokale Anwendungen vorhanden sind – direkt anrufen, WhatsApp öffnen oder eine E-Mail erstellen.
Wann soll ich «Standard» setzen?
Setzen Sie Standard nur für die Person, die bei allgemeinen Rückfragen oder Ausgaben zuerst vorgeschlagen werden soll. Wenn mehrere Personen gleich wichtig sind, lassen Sie die Zuständigkeit lieber über den Kontakttyp oder den jeweiligen Vorgang klären.
Kontaktperson ändern oder entfernen
Markieren Sie die Kontaktperson und verwenden Sie Bearbeiten oder Löschen. Prüfen Sie vor dem Löschen, ob die Person in Ihrem Arbeitsablauf noch benötigt wird. Wenn die Person historisch relevant bleibt, ist Inaktiv oft besser als das Entfernen.
Kontaktverlauf führen
- Öffnen Sie die Adresse.
- Wechseln Sie zum Panel Kontaktverlauf.
- Wählen Sie Hinzufügen.
- Erfassen Sie das Kontaktdatum, die Kontaktperson und die Besprechung oder Notiz.
- Ergänzen Sie Priorität und Projekt, wenn der Eintrag einem konkreten Vorhaben zugeordnet ist.
- Speichern Sie den Eintrag.
In der Übersicht werden typischerweise folgende Informationen angezeigt:
- Kontaktdatum
- Kontaktperson
- Besprechung oder Notiz
- Priorität
- Projekt und Projektbezeichnung.
Der Kontaktverlauf ist damit ein Arbeitsgedächtnis. Schreiben Sie nicht nur «Telefon», sondern halten Sie fest, was vereinbart wurde, wer etwas übernimmt und bis wann eine Rückmeldung erwartet wird.
Adresse, Projekt und Kontaktverlauf kombinieren
Ein Kontaktverlauf kann einer Adresse zugeordnet sein und zusätzlich ein Projekt nennen. Dadurch bleibt der Eintrag bei der Adresse auffindbar, kann aber auch im Projektkontext verstanden werden.
Verwenden Sie:
- den Adressbereich für den vollständigen Kontaktverlauf
- den Projektbereich, wenn Sie die Kontakte eines einzelnen Projekts sehen möchten
- die Suche und Filter, wenn Sie nach Datum, Kontaktperson, Priorität oder Projekt einschränken möchten.