Adressen erfassen, finden und verwenden
Adressen prüfen, neu erfassen, bearbeiten und in anderen Bereichen korrekt auswählen.
Adressen werden in Planura zentral verwaltet. Sie enthalten die Informationen, die später in Dokumenten, Objekten, Projekten, Aufträgen oder der Kommunikation verwendet werden. Eine saubere Adresse ist deshalb mehr als eine Telefonbuchangabe: Sie bestimmt, welche Anschrift auf einem Dokument erscheint und welche Personen oder Kontaktverläufe gefunden werden.
Wann brauche ich diese Seite?
Sie benötigen diese Anleitung, wenn Sie:
- eine neue Kunden-, Lieferanten- oder Privatadresse erfassen
- eine bestehende Adresse in einem Dokument oder Projekt auswählen möchten
- eine Anschrift oder Telefonnummer korrigieren müssen
- eine Adresse aus der Schweizer Adresssuche übernehmen möchten
- wissen möchten, warum Planura mehrere Adressrollen anbietet.
Vor dem Erfassen: zuerst suchen
Suchen Sie im Bereich Adresse zuerst nach:
- Firmenname oder Nachname
- Vorname
- Strasse oder Ort
- Telefonnummer oder Mobilnummer
- Adressnummer.
Prüfen Sie nicht nur den Namen, sondern auch Ort und Strasse. Bei Firmen mit mehreren Standorten kann der Name allein zu einer falschen Auswahl führen.
Wenn Sie eine bestehende Adresse auswählen, verwenden Sie den vorhandenen Datensatz weiter. Ändern Sie eine Adresse deshalb nur dann, wenn die Änderung für diesen zentralen Kontakt wirklich gelten soll.
Neue Adresse erfassen
- Öffnen Sie den Bereich Adresse.
- Wählen Sie Hinzufügen.
- Erfassen Sie mindestens die für Ihre Organisation benötigten Namens- und Adressdaten.
- Prüfen Sie die automatisch vergebene Nummer.
- Ergänzen Sie Kommunikationsdaten, Kategorien und Fachgebiete, wenn diese später für Suche, Kommunikation oder Auswertungen benötigt werden.
- Speichern Sie über Speichern oder Speichern und schliessen. Im Adressfenster kann auch Ctrl+S verwendet werden.
Welche Felder zwingend benötigt werden, hängt von Ihrer Installation und dem späteren Arbeitsablauf ab. Für einen Dokumentempfänger sollten Name, vollständige Anschrift und die gewünschte Kontaktmöglichkeit besonders sorgfältig geprüft werden.
Die Felder der Adresse verständlich erklärt
| Feld | Wofür ist es wichtig? |
|---|---|
| Nummer | Eindeutige interne Referenz der Adresse. Verwenden Sie sie später für eine schnelle Suche. |
| Sprache | Sprache, die für adressbezogene Anreden und Ausgaben verwendet werden kann. |
| Anrede | Formale Anrede, zum Beispiel für Briefe oder Dokumente. |
| Briefanrede | Direkt verwendete Anrede in einem Schreiben oder Text. |
| Adressart | Kennzeichnet eine Adresse als privat oder geschäftlich. |
| Firma/Nachname und Vorname | Name des Unternehmens oder der Person. Bei einer Firma wird der Firmenname im Feld Firma/Nachname geführt. |
| Zusatz 1 und Zusatz 2 | Zusätzliche Zeilen, zum Beispiel Abteilung, Gebäude oder interne Bezeichnung. |
| Strasse und Hausnummer | Strassenanschrift. Die Hausnummer wird separat geführt. |
| Postfach | Postfach, falls die Zustellung über ein Postfach erfolgt. |
| Postleitzahl, Ort und Land | Zustellort und internationale Adressangaben. Die Auswahllisten können passende Postleitzahl-, Orts- und Länderwerte anbieten. |
| Mit Land | Steuert, ob das Land in der generierten Adresse ausgegeben wird. |
| Telefon, Mobil und Fax | Kommunikationsnummern einschliesslich Vorwahl. |
| Website | Internetadresse der Firma oder Person. |
| Standard-E-Mail-Adresse der Adresse. | |
| Geburtsdatum | Optionales personenbezogenes Datum, falls es für die Adresse benötigt wird. |
| Inaktiv | Kennzeichnet den Datensatz als nicht mehr aktiv, ohne ihn für historische Zusammenhänge sofort zu entfernen. |
| Adresskategorie | Gruppiert die Adresse nach organisatorischen oder fachlichen Merkmalen. |
| Fachgebiet | Beschreibt die fachliche Zuordnung, zum Beispiel für die Auswahl und Auswertung. |
Die Ansicht Generierte Adresse zeigt, wie Planura die vorhandenen Felder zu einer ausgabefertigen Anschrift zusammenstellt. Prüfen Sie diese Ansicht, bevor Sie eine Adresse in einem Dokument verwenden.
Postleitzahl und Ort auswählen
Postleitzahl, Ort und Land können über die angebotene Auswahlliste gesucht werden. Wenn mehrere Treffer erscheinen:
- Wählen Sie die Zeile mit der passenden Postleitzahl, dem passenden Ort und dem passenden Land.
- Prüfen Sie anschliessend die Strasse und Hausnummer.
- Kontrollieren Sie die generierte Adresse.
Eine Auswahlliste ergänzt nicht automatisch alle übrigen Adressfelder. Die Schreibweise der Strasse, Hausnummer und Zusatzzeilen muss weiterhin geprüft werden.
Adresse aus der Schweizer Adresssuche übernehmen
Wenn die Funktion in Ihrer Installation verfügbar ist, können Sie im Adressfenster über Importieren → Search CH nach einem bestehenden Schweizer Adressdatensatz suchen.
- Öffnen Sie eine neue oder zu bearbeitende Adresse.
- Starten Sie Search CH.
- Suchen Sie nach den verfügbaren Angaben.
- Wählen Sie den passenden Treffer anhand von Name, Ort und Strasse.
- Prüfen Sie die übernommenen Werte im Planura-Formular.
- Ergänzen oder korrigieren Sie fehlende Angaben.
- Speichern Sie erst danach die Adresse.
Die externe Suche ersetzt die fachliche Kontrolle nicht. Übernehmen Sie keinen Treffer nur deshalb, weil der Firmenname ähnlich aussieht.
Adresse in einem Objekt oder Projekt auswählen
In Objekten und Projekten werden Adressen als verknüpfte Datensätze ausgewählt. Je nach Arbeitsablauf können folgende Rollen erscheinen:
- Empfängeradresse: die Adresse, an die ein Dokument oder eine Kommunikation gerichtet wird
- Zusatzadresse: eine weitere Adresse im Dokument- oder Projektkontext
- Objektadresse: die Adresse des eigentlichen Objekts oder Einsatzorts
- Planeradresse: zuständige Planungsstelle
- Bauherrenadresse: Auftraggeber- oder Bauherrenadresse.
Wählen Sie über die jeweilige Schaltfläche oder Auswahlliste eine bestehende Adresse. Prüfen Sie danach die angezeigte, meist mehrzeilige Adresse. Über die Lösch- oder Zurücksetzen-Schaltfläche entfernen Sie nur die Verknüpfung aus dem aktuellen Datensatz; die zentrale Adresse selbst wird dadurch nicht automatisch gelöscht.
Wenn Sie eine Adresse am Objekt oder Projekt ersetzen und sich fragen, warum das Fenster zum Aktualisieren der Projekte oder Dokumente nur manchmal erscheint, siehe Adressänderung vom Objekt oder Projekt übernehmen. Dort sind die Voraussetzungen der Abfrage und der Unterschied zur Änderung einer Stammadresse erklärt.
Mit einer Adresse kommunizieren
Aus dem Adressbereich stehen – abhängig von Betriebssystem, Daten und Berechtigung – unter anderem folgende Aktionen zur Verfügung:
- Telefonanruf über die hinterlegte Telefonnummer
- Mobilanruf oder WhatsApp über die Mobilnummer
- E-Mail über die hinterlegte E-Mail-Adresse
- Website öffnen
- Adresse auf einer Karte anzeigen
- Adressetikette sowie C4- oder C5-Umschlag drucken
- Adressen als CSV, VCard oder für 3CX exportieren.
Wenn eine Aktion nicht verfügbar ist, prüfen Sie zuerst, ob das Feld ausgefüllt ist und ob die lokale Standardanwendung für diese Aktion eingerichtet ist.