Suchen, filtern und Detailbereiche verwenden
Datensätze in Planura schnell finden, eingrenzen und im passenden Bereich öffnen.
Planura zeigt viele Daten in Listen an. Das ist praktisch, wenn Sie einen einzelnen Eintrag suchen, aber auch dann, wenn Sie mehrere Datensätze vergleichen oder eine Arbeitsliste zusammenstellen möchten. Die Listen funktionieren überall ähnlich: Sie wählen den passenden Bereich, suchen über die allgemeine Suchzeile oder über einzelne Spalten und öffnen den gewünschten Datensatz anschliessend per Doppelklick.
Allgemeine Suche oder Spaltenfilter?
Die allgemeine Suche ist der beste Einstieg, wenn Sie noch nicht wissen, in welchem Feld der Wert steht. Ein Spaltenfilter ist zuverlässiger, wenn Sie ein bestimmtes Feld oder einen Zeitraum gezielt eingrenzen möchten.
Wann brauche ich diese Seite?
Diese Anleitung hilft Ihnen, wenn Sie:
- eine Adresse, ein Objekt, ein Projekt oder ein Dokument nicht sofort finden
- nur die Einträge eines bestimmten Jahres, Status oder Projekts sehen möchten
- eine lange Liste auf eine überschaubare Arbeitsliste reduzieren möchten
- unsicher sind, ob Sie den Datensatz direkt bearbeiten oder zuerst den Detailbereich prüfen sollen
- einen Eintrag beim passenden Objekt oder Projekt öffnen möchten.
Das Grundmuster einer Liste
Fachlichen Bereich öffnen
Öffnen Sie den Bereich, in dem der Datensatz fachlich geführt wird. Eine Dokumentliste im Bereich Objekt kann beispielsweise nur Dokumente dieses Objekts enthalten.
Suche eingrenzen
Verwenden Sie die allgemeine Suchzeile für eine schnelle Suche. Verwenden Sie die Filterzeile unter den Spaltenüberschriften, wenn Sie gezielt nach einem Feld suchen möchten.
Datensatz prüfen
Wählen Sie die passende Zeile aus und prüfen Sie im Detailbereich Objekt, Projekt, Adresse, Status und Verknüpfungen.
Datensatz öffnen
Öffnen Sie den Eintrag per Doppelklick oder verwenden Sie die Aktion Bearbeiten. Wenn Sie nach einer Änderung die alte Liste sehen, aktualisieren Sie die Ansicht.
Die verfügbaren Aktionen beziehen sich normalerweise auf die ausgewählte Zeile. Wenn keine Zeile markiert ist oder Ihnen die Berechtigung fehlt, sind Aktionen wie Bearbeiten oder Löschen möglicherweise deaktiviert.
Die allgemeine Suchzeile
Die Suchzeile durchsucht die in der aktuellen Liste verfügbaren Informationen. Sie ist der schnellste Einstieg, wenn Sie noch nicht wissen, in welchem Feld der gesuchte Wert steht.
Beispiele:
- Geben Sie einen Teil des Firmennamens oder des Nachnamens ein.
- Suchen Sie mit einem Teil der Objektbezeichnung.
- Verwenden Sie bei einem Dokument den Empfänger, die Bezeichnung oder die Projektbezeichnung.
- Suchen Sie bei einem Kontaktverlauf nach einem Teil der Notiz oder nach dem Namen der Kontaktperson.
Die allgemeine Suche ersetzt keine fachliche Filterung. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente eines Jahres benötigen, ist der Jahresfilter zuverlässiger als eine Suche nach einer vierstelligen Zahl.
Die Filterzeile pro Spalte
Die Filterzeile wird direkt unter den Spaltenüberschriften angezeigt. Sie berücksichtigt den Datentyp des Feldes. Bei einem Textfeld suchen Sie typischerweise nach einem enthaltenen Text, bei einer Nummer nach einem exakten Wert und bei einem Datum nach einem einzelnen Datum oder Zeitraum.
| Liste | Besonders hilfreiche Filter |
|---|---|
| Adressen | Nummer, Firma/Nachname, Vorname, Strasse, Postleitzahl, Ort, Telefon, Mobilnummer und Inaktiv |
| Objekte | Objektcode, Bezeichnung, Empfängeradresse, Objektadresse, Beschreibung und Inaktiv |
| Projekte | Projektcode, Bezeichnung, Gewerk, Datum und Inaktiv |
| Dokumente | Dokumenttyp, Jahr, Nummer, Bezeichnung, Empfänger, Objekt, Projekt, Auftrag, Gewerk, Dokumentstatus, Rechnungsstatus, Datum, NPK und Total |
| Kontaktverlauf | Kontaktdatum, Kontaktperson, Besprechung/Notiz, Priorität, Projekt und Projektbezeichnung |
So wählen Sie den passenden Filter
Mehrere Filter können gleichzeitig aktiv sein. Wenn die Liste plötzlich leer ist, entfernen Sie zuerst den zuletzt gesetzten Filter und prüfen Sie danach die übrigen Filter einzeln.
Sortieren, gruppieren und Spalten
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste zu sortieren. In Listen, die das Gruppieren anbieten, können Sie eine Spalte in den Gruppenbereich ziehen. Das ist hilfreich, wenn Sie zum Beispiel Adressen nach Ort oder Objekte nach einem gemeinsamen Merkmal zusammenfassen möchten.
Nicht jede Liste bietet dieselben Funktionen. Die Dokumentliste ist auf fachliche Filter wie Dokumenttyp, Jahr, Status und Projekt ausgerichtet; Objekt- und Adresslisten bieten zusätzlich umfangreiche Such- und Gruppiermöglichkeiten.
Die sichtbaren Spalten und deren Reihenfolge können je nach Ansicht oder gespeicherter Benutzerkonfiguration abweichen. Eine nicht sichtbare Spalte bedeutet deshalb nicht automatisch, dass das Feld nicht existiert.
Auswahl und Detailbereich
In den Hauptbereichen wird unter oder neben der Liste ein Detailbereich angezeigt. Dort sehen Sie Informationen zum aktuell markierten Eintrag, ohne ihn sofort in einem Bearbeitungsfenster zu öffnen.
Das ist besonders hilfreich, um vor dem Öffnen zu prüfen:
- ob Sie das richtige Objekt oder Projekt markiert haben
- ob die Empfängeradresse stimmt
- ob das Dokument zum gewünschten Jahr und Status gehört
- ob bereits Dateien, Pendenzen, Kontaktverläufe oder weitere Dokumente vorhanden sind.
Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den vollständigen Datensatz. Ein Doppelklick auf eine verknüpfte Adresse oder ein verknüpftes Objekt kann direkt den zugehörigen Datensatz öffnen.
Wenn kein Ergebnis erscheint
Liste leer?
Entfernen Sie zunächst Suche und Filter, bevor Sie von einem fehlenden Datensatz oder einem Berechtigungsproblem ausgehen.
Suche zurücksetzen
Löschen Sie den Text in der allgemeinen Suchzeile und entfernen Sie die Filter aus der Filterzeile.
Status und Ansicht prüfen
Prüfen Sie, ob ein Filter auf Inaktiv oder auf einen Status gesetzt ist. Aktualisieren Sie anschliessend die Liste.
Eindeutiger suchen
Suchen Sie mit einer Nummer oder einem kurzen, eindeutigen Textteil statt mit der vollständigen Bezeichnung.
Zuordnung und Rechte prüfen
Prüfen Sie, ob Sie das richtige Objekt, Projekt oder die richtige Adresse geöffnet haben. Wenn der Eintrag weiterhin fehlt, klären Sie mit der Administration, ob Ihr Benutzer die Daten sehen darf.
Bei Dokumenten lohnt sich zusätzlich die Prüfung von Dokumenttyp, Jahr und Nummer. Bei Projekten und Objekten sollten Sie kontrollieren, ob der Eintrag als inaktiv markiert wurde.
Projektnummer direkt im Objektbereich suchen
Im Objektbereich steht zusätzlich eine Projektnummersuche zur Verfügung. Wenn Sie die Projektnummer kennen, geben Sie sie dort ein und starten Sie die Suche. Prüfen Sie anschliessend, ob das angezeigte Projekt wirklich zum erwarteten Objekt gehört, bevor Sie Dokumente oder Aufträge erfassen.