Erste Orientierung
Die wichtigsten Bereiche und das Grundprinzip von Planura.
Nach dem Start von Planura öffnet sich die Hauptansicht. Die Navigation zu den einzelnen Bereichen befindet sich auf der linken Seite. Von dort aus wechseln Sie zwischen den Arbeitsbereichen und öffnen die zugehörigen Listen, Übersichten und Bearbeitungsfenster.
Die wichtigste Entscheidung
Prüfen Sie vor jeder Erfassung, ob Sie im richtigen Objekt und Projekt arbeiten. Diese Auswahl bestimmt, welche Dokumente, Dateien, Aufträge und Kontaktverläufe sichtbar sind.
Planura trennt die wichtigsten Aufgaben in eigene Bereiche. Dadurch bleiben Adressen, Objekte, Projekte, Dokumente, Rapporte und Serviceaufträge auch bei einer grossen Datenmenge übersichtlich.
Die Bereiche in Planura
| Bereich | Wofür wird er verwendet? |
|---|---|
| Allgemein | Zentrale Übersicht, zuletzt verwendete Dokumente, Schnellzugriffe und offene bzw. abrechnungsbereite Arbeiten |
| Objekt | Verwaltung der Objekte mit den zugehörigen Projekten, Dokumenten, Dateien und Kontaktverläufen |
| Adresse | Verwaltung von Kunden, Lieferanten, Kontaktpersonen und adressbezogenen Informationen |
| Zeit-/Leistungserfassung | Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten, Rapporten und Spesen |
| Service/Dispo | Planung, Zuteilung und Abrechnung von Serviceaufträgen |
| Pendenz | Verwaltung interner Aufgaben und offener Arbeiten |
| Einstellungen | Pflege von Stammdaten, Benutzern, Berechtigungen und systemweiten Vorgaben |
Nicht jeder Benutzer sieht alle Bereiche. Prüfen Sie bei einer Abweichung zuerst Berechtigung, Lizenz und Konfiguration.
Das Grundprinzip: Objekt → Projekt → Dokument
Die zentrale Datenstruktur wird ausführlich in Grundstruktur – Objekt, Projekt und Dokument erklärt.
Kurz zusammengefasst: Ein Objekt kann mehrere Projekte enthalten. Innerhalb eines Projekts werden die zugehörigen Dokumente, Aufträge, Rapporte und Dateien geführt. Prüfen Sie deshalb vor der Erfassung, ob das richtige Objekt und Projekt ausgewählt ist.
Detailbereich als Kontrollpunkt
Öffnen Sie einen Datensatz nicht sofort zum Bearbeiten. Markieren Sie ihn zuerst und prüfen Sie im Detailbereich Adresse, Projekt, Status und vorhandene Verknüpfungen.
Allgemein: der tägliche Einstieg
Der Bereich Allgemein ist der zentrale Einstiegspunkt in Planura.
Zuletzt verwendete Dokumente
Oben werden die zuletzt verwendeten Dokumente angezeigt. Dadurch können Sie nach einer Unterbrechung direkt an der zuletzt geöffneten Arbeit weiterarbeiten.
Schnellzugriff
Der Schnellzugriff führt direkt zu häufig benötigten Listen und Funktionen:
- Dokumente
- Aufträge
- Anlagen
- Lieferantenrechnungen
- Pendenzen
- Zahlungen
Ausserdem können neue Einträge direkt erstellt werden:
- Auftrag
- Freies Dokument
- NPK-Dokument
- Pendenz
- Lieferantenrechnung
Aufträge zu verrechnen: Wann erscheint ein Serviceauftrag?
Die Übersicht Aufträge zu verrechnen zeigt Serviceaufträge, die noch nicht vollständig abgerechnet bzw. verrechnet sind. Je nach Sprache und Installation kann die Überschrift auch Serviceaufträge (nicht abgerechnet/nicht verrechnet) lauten.
In der Übersicht erscheint ein Auftrag, nicht der einzelne Termin. Termine steuern aber mit ihrem Status, ob ihr Serviceauftrag in die Liste aufgenommen wird.
Damit ein Serviceauftrag grundsätzlich berücksichtigt wird, muss er als Serviceauftrag gekennzeichnet sein, mindestens einen Termin haben und darf nicht gesperrt sein. Zusätzlich genügt einer der folgenden Fälle:
| Situation | Wann der Auftrag erscheint |
|---|---|
| Arbeit oder Spesen rapportiert | Es gibt einen noch nicht abgerechneten Arbeits- oder Spesenrapport zum Auftrag und kein Termin trägt mehr ein als offen definiertes Terminlabel. |
| Abrechnung vorbereitet | Es gibt eine noch nicht abgerechnete Abrechnung zum Auftrag, die noch keinem Dokument zugeordnet ist. In diesem Fall kann der Auftrag auch erscheinen, obwohl ein Termin noch offen ist. |
| Keine Arbeit rapportiert | Es gibt noch keinen Arbeits- oder Spesenrapport, alle Termine sind mit einem abgeschlossenen Terminlabel versehen und es wurde noch keine Abrechnung zum Auftrag angelegt. |
Warum erscheint ein Auftrag trotz offenem Termin?
Prüfen Sie zuerst, ob im Auftrag bereits eine noch nicht abgerechnete Abrechnung ohne zugehöriges Dokument vorbereitet wurde. Diese Abrechnung führt den Auftrag ebenfalls in der Übersicht, unabhängig davon, ob noch ein Termin offen ist.
Einen Eintrag prüfen oder aus der Übersicht entfernen
Wenn ein Auftrag unerwartet in der Übersicht erscheint, öffnen Sie ihn und prüfen Sie diese Punkte in der Reihenfolge:
- Ist der Auftrag als Serviceauftrag gekennzeichnet?
- Welches Terminlabel hat jeder vorhandene Termin? Ein als offen definiertes Label verhindert die Aufnahme bei rapportierter Arbeit oder Spesen.
- Gibt es noch einen Arbeits- oder Spesenrapport, der keiner Abrechnung zugeordnet ist?
- Gibt es im Panel Abrechnung bereits eine vorbereitete Abrechnung ohne Dokument oder eine noch nicht abgeschlossene Abrechnung?
Die Übersicht ist eine Arbeitsliste zur Kontrolle vor der Abrechnung. Ändern Sie Terminstatus, Rapporte oder Abrechnungen nur, wenn die Änderung dem tatsächlichen Ablauf entspricht. Ein Auftrag verschwindet nicht allein deshalb aus der Liste, weil Sie ihn angesehen oder geöffnet haben.
Objekte: vom Überblick zum Detail
Im Bereich Objekt wird zuerst eine Liste der vorhandenen Objekte angezeigt.
Suchen und Filtern
Die Liste kann über die Suchfelder der einzelnen Spalten gefiltert werden. Zusätzlich steht die allgemeine Suchleiste zur Verfügung, mit der über mehrere Spalten gesucht werden kann. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Suchen, filtern und Detailbereiche verwenden.
Detailbereich
Nach der Auswahl eines Objekts werden im Detailbereich unter anderem folgende Informationen geladen:
- hinterlegte Adresse
- zugehörige Projekte
- zugehörige Dokumente
- Kontaktverlaufseinträge
- Dateien und Anlagen
Die linke Navigation innerhalb des Objektbereichs führt zu den Funktionen, die für Objekt-, Projekt- und Dokumentverwaltung relevant sind.
Adressen: Stammdaten und Beziehungen
Der Bereich Adresse ist ähnlich aufgebaut wie der Objektbereich. Oben befindet sich die Adressliste; darunter werden die Details der ausgewählten Adresse angezeigt.
Im Detailbereich können – abhängig von Berechtigung und Konfiguration – unter anderem folgende Informationen erscheinen:
- Adressfelder
- Kontaktpersonen
- Dokumente
- Kontaktverlauf
- Buchhaltungsinformationen
- Dateien
Auch hier können die Spaltenfilter und die allgemeine Suchleiste verwendet werden.
Zeit-/Leistungserfassung
Der Bereich Zeit-/Leistungserfassung dient der Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten, Rapports und Spesen. Die verfügbaren Funktionen hängen von den Berechtigungen, den eingerichteten Tarifen und den aktivierten Modulen ab.
Eine detaillierte Anleitung zu Rapporten, Anwesenheit, Auftragszeit, Absenzen und Spesen finden Sie unter Zeit- und Leistungserfassung.
Service/Dispo
Im Bereich Service/Dispo werden Serviceaufträge geplant und Personen oder Geräten zugeteilt.
Die Kalenderansicht zeigt die zugewiesenen Termine. Termine können – sofern die Berechtigung dies erlaubt – per Drag-and-drop verschoben werden. Daneben stehen typischerweise folgende Bereiche zur Verfügung:
- Datumsauswahl
- Auswahl der im Kalender angezeigten Personen und Geräte
- Liste noch nicht zugeteilter Termine
- Einstellungen und Filter für die Serviceplanung
Ein sinnvoller Arbeitsablauf
Objekt und Projekt prüfen
Prüfen oder erfassen Sie die benötigte Adresse und wählen Sie anschliessend das passende Objekt.
Vorgang auswählen
Wählen oder erstellen Sie das passende Projekt. Öffnen Sie danach das benötigte Dokument, den Auftrag, Rapport oder Serviceeintrag.
Inhalt bearbeiten
Erfassen Sie die Daten im richtigen Bereich und kontrollieren Sie im Detailbereich, ob Verknüpfungen, Dateien und Zuständigkeiten stimmen.
Ergebnis abschliessen
Drucken, exportieren oder verrechnen Sie das Ergebnis gemäss Ihrem Prozess. Prüfen Sie davor Status, Adressen und die Ausgabe.
Nicht jeder Vorgang verwendet alle Schritte. Die Hierarchie hilft jedoch dabei, Daten am richtigen Ort abzulegen und später wiederzufinden.