Stammdaten verstehen und sicher ändern
Die wichtigsten Stammdatenbereiche einordnen, Abhängigkeiten prüfen und alte Werte erhalten.
Stammdaten sind Auswahl- und Steuerwerte, die in vielen Arbeitsabläufen wiederverwendet werden. Wenn Sie einen Wert ändern, kann sich die Auswahl in Dokumenten, Adressen, Aufträgen, Rapporten oder Reports verändern.
Welche Stammdaten gibt es?
Die Navigation gruppiert die Stammdaten unter anderem so:
| Bereich | Beispiele | Typische Auswirkung |
|---|---|---|
| Organisation | Mandant, Betriebsjahr, Stelle, Abteilung, Person, Drucker | Anmeldung, Zuständigkeit, Nummern, Ausgaben |
| Allgemein | Gewerke, Textbausteine | Auswahl in Projekten, Dokumenten und Reports |
| Dokumente | Dokumentcode, Kategorie, Status, Typ, Nummernkreis, Konditionen, Einheiten | Dokumentanlage, Statuslogik, Nummerierung, Berechnung |
| Buchhaltung | Bank, Mehrwertsteuer, Währung | Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltungsexport |
| Adressen | Anrede, Adresskategorie, Fachgebiet, Farbe, Kontaktart, Kontaktstatus, Priorität, Land, PLZ/Ort | Suche, Kommunikation, Kontaktverlauf und Adressausgabe |
| CRB/Katalog | Lizenzen, Kapitel | Verfügbare NPK- und Katalogdaten |
| Kalkulation | Material-, Lohn-, Fremdleistungs- und Inventarfaktoren, Faktorschema | Positionspreise und Nachkalkulation |
| Zeit/Leistung | Tätigkeiten, Tarife, Kostenarten, Feiertage, Sollzeit, Zeitlimiten | Rapport, Saldi, GAV- und Statistikwerte |
Die konkrete Sichtbarkeit hängt von Rolle, Modul und Lizenz ab.
Vor einer Änderung
Beantworten Sie vor dem Speichern:
- Gilt die Änderung nur für neue Datensätze oder auch für bestehende?
- Muss der bisherige Wert in historischen Dokumenten lesbar bleiben?
- Verwendet ein Report, Import oder eine Schnittstelle den Code?
- Wird ein anderer Benutzer die Auswahl sofort anders sehen?
- Kann die Änderung in einem Testmandanten oder Testdokument geprüft werden?
Dokumentieren Sie bei zentralen Änderungen den alten und den neuen Wert sowie Datum und verantwortliche Person.
Code, Bezeichnung und Status
Viele Stammdaten bestehen aus einem Code und einer Bezeichnung:
- Der Code wird häufig für Suche, Import, Export, Nummerierung oder Schnittstellen verwendet.
- Die Bezeichnung soll Benutzern eine verständliche Auswahl ermöglichen.
- Eine Änderung des Codes kann technisch wesentlich riskanter sein als eine redaktionelle Änderung der Bezeichnung.
Wenn ein Wert nicht mehr angeboten werden soll, verwenden Sie – sofern vorhanden – Inaktiv statt Löschen. So bleiben historische Zuordnungen erhalten.
Nummernkreise, Dokumentcodes und Dokumenttypen
Dokumenttyp, Dokumentcode, Dokumentkategorie, Dokumentstatus und Nummernkreis wirken zusammen. Prüfen Sie bei einer neuen Dokumentart:
- welcher Dokumenttyp angelegt werden soll
- welcher Code im Dokumentkopf verwendet wird
- welche Kategorie und welcher Status vorgeschlagen werden
- welcher Nummernkreis für Jahr und Dokumentart gilt
- welche Reportvorlage diesen Typ ausgibt
- ob Buchhaltung oder Export den Code erwartet.
Testen Sie immer mindestens ein neues Dokument, eine Kopie und den Druck bzw. PDF-Export.
Konditionen, Einheiten und Faktoren
Konditionen und Faktoren greifen in die Kalkulation ein. Ändern Sie solche Werte nicht isoliert, wenn bereits laufende Angebote oder Aufträge betroffen sind.
Prüfen Sie nach einer Änderung:
- eine Position mit Menge und Preis
- Rabatt, Skonto, Zuschlag und Mehrwertsteuer
- Zwischentotal und Gesamtbetrag
- eine repräsentative Druckausgabe
- gegebenenfalls Buchhaltungsexport.
Alte Werte nicht vorschnell löschen
Löschen Sie einen Stammdatensatz nur, wenn sicher ist, dass keine historischen oder technischen Verknüpfungen bestehen. Das gilt besonders für:
- Dokumenttypen und Codes
- Gewerke und Tätigkeiten
- Kostenarten
- Mehrwertsteuersätze
- Adresskategorien und Kontaktarten
- Arbeitszeit- und Tarifwerte
- Katalogkapitel und Faktoren.
Ein inaktiver Wert kann für alte Daten weiterhin erforderlich sein, während er für neue Eingaben nicht mehr vorgeschlagen wird.