Systemeinstellungen – Platzhalter und Drucken
Formatvorlagen und Platzhalter für E-Mail-Betreff, Einzahlungsschein, Exportdateien sowie Personen-, Geräte-, Material- und Spesentexte. Zusätzlich wichtige Druckvorgaben für freie Dokumente.
Für Administration: Diese Einstellungen beeinflussen Formate und Texte über mehrere Vorgänge hinweg. Ändern Sie sie nur nach einem Test mit fiktiven Daten und einer klaren Freigabe.
In den Systemeinstellungen können verschiedene Text- und Dateiformate über Platzhalter an die Arbeitsweise des Unternehmens angepasst werden. Die Platzhalter werden beim Erstellen, Exportieren oder Einfügen automatisch durch konkrete Werte ersetzt.
Bei allen folgenden Formaten sind die geschweiften Klammern
{ }Bestandteil der Schreibweise und müssen erhalten bleiben.
Tab «Mandant»
E-Mail-Betreff-Format
Beispiel:
{DokumentCode} - {DokumentBezeichnung}Mögliche Felder:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
{DokumentTypCode} | Code des Dokumenttyps |
{DokumentTypBezeichnung} | Bezeichnung des Dokumenttyps |
{DokumentJahr} | Dokumentjahr |
{DokumentNummer} | Dokumentnummer |
{DokumentCode} | Zusammengesetzter Dokumentcode |
{DokumentBezeichnung} | Bezeichnung des Dokuments |
{ObjektCode} | Objektcode |
{ObjektBezeichnung} | Objektbezeichnung |
{ProjektCode} | Projektcode |
{ProjektBezeichnung} | Projektbezeichnung |
Zusätzliche Information-Format
Dieses Format kann beispielsweise für zusätzliche Informationen auf einem Einzahlungsschein verwendet werden:
{DokumentCode} - {ProjektNummer} - {GewerkCode}Verfügbare Felder:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
{DokumentCode} | Zusammengesetzter Dokumentcode. | RE202515 |
{DokumentTypCode} | Code des Dokumenttyps. | RE |
{DokumentJahr} | Jahr des Dokuments. | 2025 |
{DokumentNummer} | Laufende Dokumentnummer. | 15 |
{ProjektNummer} | Projekt- bzw. Auftragsnummer. | 12345 |
{GewerkCode} | Code des Gewerks. | 211 |
Exportdatei
Mit dem Format wird der Dateiname beim Export eines Dokuments gebildet:
{DokumentTypCode}{Jahr}{Nummer}Beispiel: RE202515
Verfügbare Felder:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
{DokumentTypBezeichnung} | Lesbare Bezeichnung des Dokumenttyps. | Rechnung |
{DokumentTypCode} | Code des Dokumenttyps. | RE |
{Jahr} | Dokumentjahr. | 2025 |
{Nummer} | Laufende Dokumentnummer. | 15 |
Tab «Dokumente & Berichte»
Die folgenden Einstellungen gelten mandantenweit. Sie legen Standardwerte für Dokumente und deren Ausgabe fest. Ändern Sie sie deshalb nicht für einen einzelnen Sonderfall, sondern nur, wenn der gewünschte Standard für die ganze Organisation passt.
Allgemein
| Einstellung | Wirkung | Wann anpassen? |
|---|---|---|
| Dokumentnummer eindeutig | Verwendet eine fortlaufende Nummer über alle Dokumenttypen hinweg. Ohne diese Einstellung führt jeder Dokumenttyp seine eigene Nummerierung. | Aktivieren, wenn eine einzige, dokumenttypübergreifende Nummernfolge verlangt wird. |
| Währungsrundungswert | Legt die Rundungsstufe für Preise und Beträge fest, wenn deren Rundung aktiviert ist. | Nur nach Vorgabe der Buchhaltung ändern. |
| Preise runden | Rundet Preise nach dem hinterlegten Währungsrundungswert. | Aktivieren, wenn Einzelpreise in der Ausgabe entsprechend gerundet werden sollen. |
| Beträge runden | Rundet Beträge nach dem hinterlegten Währungsrundungswert. | Aktivieren, wenn Positions- und Ausgabebeträge entsprechend gerundet werden sollen. |
| Lohn anpassen bei Faktorschema | Übernimmt bei manueller Preisart den im Betriebsjahr hinterlegten Nettolohn, wenn mit einem Faktorschema gearbeitet wird. | Nur aktivieren, wenn dieser Lohn bei der Berechnung automatisch aktualisiert werden soll. |
Prüfen Sie Änderungen an Nummerierung oder Rundung immer zuerst an einem Testdokument. Sie können Auswirkungen auf bestehende Abläufe, Totale und Auswertungen haben.
Gestaltung und Inhalt der Dokumentausgabe
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Logo drucken | Gibt das hinterlegte Firmenlogo in der Dokumentausgabe aus. |
| Titellinie | Zeigt bei der Dokumentausgabe eine Linie beim Titelbereich. |
| Titelschriftfarbe | Bestimmt die Schriftfarbe im Titelbereich. |
| Titelhintergrundfarbe | Bestimmt die Hintergrundfarbe im Titelbereich. |
| Totallinie kurz | Verwendet eine verkürzte Linie im Totalbereich. |
| Mengenart anzeigen | Gibt die Mengenart aus. Diese Einstellung gilt nicht für NPK-Dokumente. |
| Preisart anzeigen | Gibt die Preisart aus. Diese Einstellung gilt nicht für NPK-Dokumente. |
| Zusammenfassung auf nächste Seite | Beginnt die Zusammenfassung auf einer neuen Seite. |
Person-Textformat
Beispiel:
{DatumKurz}: {Funktion} - {Vorname} {Nachname}Mögliche Felder:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
{Vorname} | Vorname der eingefügten Person. | Max |
{Nachname} | Nachname der eingefügten Person. | Muster |
{Funktion} | Funktion oder Rolle der Person. | Monteur |
{Tarif} | Bezeichnung des verwendeten Tarifs. | Monteur Standard |
{Taetigkeit} | Bezeichnung der Tätigkeit. | Montage |
{Text} | Zusätzlicher Text bzw. Rapporttext. | Demontage durchgeführt |
{DatumKurz} | Datum im kurzen Format. | 15.10.2023 |
{DatumLang} | Datum im langen Format. | 15. Oktober 2023 |
{ZU} | Fügt einen Zeilenumbruch ein. | neue Textzeile |
Gerät-Textformat
Beispiel:
{DatumKurz}: {GeraetBezeichnung} ({GeraetCode})Mögliche Felder:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
{GeraetCode} | Code bzw. Inventarnummer des Geräts. | BAG-01 |
{GeraetBezeichnung} | Bezeichnung des Geräts. | Bagger |
{Taetigkeit} | Bezeichnung der Tätigkeit. | Aushub |
{Text} | Zusätzlicher Text bzw. Rapporttext. | Einsatz auf Baustelle |
{DatumKurz} | Datum im kurzen Format. | 15.10.2023 |
{DatumLang} | Datum im langen Format. | 15. Oktober 2023 |
{ZU} | Fügt einen Zeilenumbruch ein. | neue Textzeile |
Material-Textformat
Beispiel:
{MaterialCode}: {MaterialBezeichnung} - {Text}Mögliche Felder:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
{MaterialCode} | Code des Materials. | MAT-01 |
{MaterialBezeichnung} | Bezeichnung des Materials. | Schrauben |
{Taetigkeit} | Bezeichnung der Tätigkeit, in der das Material verwendet wird. | Montage |
{Text} | Zusätzlicher Text bzw. Rapporttext. | Edelstahl |
{DatumKurz} | Datum im kurzen Format. | 15.10.2023 |
{DatumLang} | Datum im langen Format. | 15. Oktober 2023 |
{ZU} | Fügt einen Zeilenumbruch ein. | neue Textzeile |
Spesen-Textformat
Beispiel:
{DatumKurz}: {KoasBezeichnung} - {Text}Mögliche Felder:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
{KoasCode} | Code der Spesenart bzw. Kostenart. | SPESEN |
{KoasBezeichnung} | Bezeichnung der Spesenart. | Verpflegung |
{Taetigkeit} | Zugehörige Tätigkeit. | Montage |
{Text} | Zusätzlicher Text bzw. Rapporttext. | Mittagessen |
{DatumKurz} | Datum im kurzen Format. | 15.10.2023 |
{DatumLang} | Datum im langen Format. | 15. Oktober 2023 |
{ZU} | Fügt einen Zeilenumbruch ein. | neue Textzeile |
Bereich «Drucken»
Diese Einstellungen legen die Standardauswahl in der Druckvorschau für freie Dokumente fest. Sie verändern keine Daten im Dokument. Für den Ablauf einer einzelnen Ausgabe siehe Dokumente drucken und Ausgabeoptionen.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Deckblatt drucken | Gibt ein vorhandenes Deckblatt standardmässig mit aus. |
| Logo drucken | Gibt das hinterlegte Logo standardmässig mit aus. |
| Kopie drucken | Kennzeichnet die Ausgabe als Kopie, wenn die Vorlage diese Kennzeichnung verwendet. |
| Titel auf nächste Seite | Beginnt einen Titelbereich auf einer neuen Seite, statt ihn am Seitenende zu trennen. |
| Menge mit Null drucken | Gibt Positionen mit der Menge 0 aus. |
| Leere Titel ausblenden | Unterdrückt Titel ohne zugehörigen Inhalt. |
| Zusammenfassung drucken | Gibt die Zusammenfassung aus. |
| Textpositionen über gesamte Breite drucken | Nutzt bei Textpositionen die volle verfügbare Druckbreite. Sinnvoll für längere Hinweise, Beschriebe oder Vorbemerkungen. Standardmässig deaktiviert. |
| Zusammenfassung auf nächste Seite | Beginnt die Zusammenfassung auf einer neuen Seite. |
| Zusammenfassungstitel anzeigen | Zeigt die Überschrift der Zusammenfassung. |
| Zusammenfassung mit Rabatt | Berücksichtigt Rabatte in der ausgegebenen Zusammenfassung. |
| Konditionen auf nächste Seite | Beginnt den Konditionenbereich auf einer neuen Seite. |
| Konditionstitel anzeigen | Zeigt die Überschrift des Konditionenbereichs. |
| Konditionen mit Summe der Varianten | Gibt die Summe vorhandener Eventualvarianten im Konditionenbereich aus. Diese Einstellung markiert keine Positionen als Eventualvariante und verändert weder Kalkulation noch Rabatt. |
| Fusszeile | Gibt die für Rechnungen vorgesehene Fusszeile aus. |
| Rechnung auf ungerader Seite | Fügt bei Bedarf einen Seitenumbruch ein, damit eine Rechnung auf einer ungeraden Seite beginnt. |
Änderungen testen
- Ändern Sie eine Einstellung in den Systemeinstellungen.
- Erstellen Sie einen Testfall mit ausgefüllten Objekt-, Projekt-, Dokument-, Personen-, Geräte-, Material- oder Spesenfeldern.
- Erzeugen Sie die betroffene E-Mail, den Export, die Druckvorschau oder das Dokument.
- Prüfen Sie bei Formatvorlagen, ob jeder Platzhalter ersetzt wurde und auch ein Fall mit einem leeren optionalen Wert korrekt aussieht.
- Prüfen Sie bei Druckeinstellungen die Vorschau und eine PDF-Ausgabe mit langen Texten, Positionen und Totalen.