Adressen exportieren und mit anderen Systemen austauschen
Adressdaten als CSV, vCard, 3CX- oder TAF-Datei ausgeben und das Ergebnis kontrollieren.
Planura kann Adressdaten für unterschiedliche Zwecke ausgeben. Der passende Export hängt davon ab, ob Sie die Daten weiterverarbeiten, eine einzelne Adresse in ein Adressbuch übernehmen oder ein bestimmtes Buchhaltungssystem beliefern möchten.
Welcher Export ist der richtige?
| Export | Typischer Zweck |
|---|---|
| CSV | Adressdaten in Tabellenprogrammen prüfen oder in ein anderes System übernehmen. |
| vCard | Eine einzelne Adresse als Kontaktdatei weitergeben oder in ein Adressbuch importieren. |
| 3CX | Adressdaten für eine 3CX-Telefonieumgebung bereitstellen. |
| TAF | Adressdaten für einen entsprechenden Buchhaltungs-/Finanzdaten-Austausch erzeugen. |
| Adressetikette oder Briefumschlag | Druckausgabe ohne externen Datenimport. |
Die verfügbaren Aktionen hängen von Installation, Berechtigung und Systemkonfiguration ab.
Adressen als CSV exportieren
- Öffnen Sie die Adressübersicht.
- Suchen oder filtern Sie die benötigten Adressen.
- Markieren Sie die Adressen, die exportiert werden sollen.
- Wählen Sie im Bereich Export die Aktion CSV.
- Wählen Sie den Speicherort und Dateinamen.
- Öffnen Sie die Datei zunächst zur Kontrolle.
Prüfen Sie besonders:
- ob alle gewünschten Adressen enthalten sind
- ob keine Adresse aus einer alten Filterung versehentlich fehlt
- ob Sonderzeichen, Umlaute und Zeilenumbrüche im Zielsystem korrekt dargestellt werden
- ob Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Länderangaben richtig interpretiert werden.
Eine einzelne Adresse als vCard ausgeben
- Wählen Sie die gewünschte Adresse aus.
- Öffnen Sie die Exportaktion für vCard.
- Speichern Sie die erzeugte VCF-Datei.
- Importieren Sie sie im Ziel-Adressbuch und prüfen Sie die Zuordnung der Felder.
Eine vCard ist für eine einzelne Kontaktkarte gedacht. Sie ist nicht die richtige Wahl für einen Massenexport mit vielen Adressen.
3CX-Export
Der 3CX-Export erzeugt eine CSV-Datei für die Weiterverwendung in einer 3CX-Umgebung:
- Öffnen Sie die Adressübersicht.
- Wählen Sie 3CX im Exportbereich.
- Speichern Sie die CSV-Datei.
- Prüfen Sie die Datei vor dem Import in 3CX.
- Führen Sie den Import nach der Anleitung Ihrer 3CX-Installation durch.
Planura kann die Datei erzeugen, kennt aber nicht automatisch Ihre Zielregeln für Benutzer, Rufnummernfelder oder bestehende Kontakte. Legen Sie daher vor einem ersten Produktivimport eine kleine Testmenge an.
TAF-Export
Der TAF-Export ist für einen systemabhängigen Finanzdatenaustausch vorgesehen:
- Markieren Sie die gewünschten Adressen.
- Wählen Sie den TAF-Export.
- Entscheiden Sie, ob zusätzlich ein Personenkonto exportiert werden soll.
- Speichern Sie die TAF-Datei.
- Prüfen Sie im Zielsystem, ob Adresse und optionales Personenkonto korrekt zugeordnet wurden.
Die Abfrage zum Personenkonto ist fachlich relevant. Wenn Sie nicht wissen, ob das Zielsystem dieses Konto benötigt, klären Sie dies zuerst mit der zuständigen Buchhaltung.
Was wird nicht automatisch gelöst?
Ein Export korrigiert keine Dubletten und entscheidet nicht, welche Adresse im Zielsystem bereits vorhanden ist. Vor dem Export sollten Sie deshalb:
- doppelte Adressen bereinigen oder kennzeichnen
- inaktive Adressen bewusst ein- oder ausschliessen
- bei Massenexporten eine nachvollziehbare Auswahl dokumentieren
- die Exportdatei datenschutzgerecht speichern und weitergeben.