Buchhaltung, Zahlungen und CAMT-Dateien
Rechnungen und Zahlungen für Buchhaltungssysteme vorbereiten, exportieren und kontrollieren.
Die Buchhaltungsfunktionen verbinden Planura mit dem in Ihrer Umgebung eingerichteten Finanzsystem. Je nach Konfiguration können Dokumente und Zahlungen exportiert, Stammdaten abgeglichen oder Mehrwertsteuerwerte importiert werden.
Die genaue Aktion und der genaue Ablauf hängen vom eingerichteten System ab. In Planura sind unter anderem Verbindungen für Bexio, Sage/Infoniqa, Topal, Abacus, Banana und PeBe vorgesehen. Sichtbar ist nur, was in Ihrer Umgebung konfiguriert und freigegeben ist.
Vor dem Export prüfen
Planura benötigt für eine Buchung mehr als nur einen Dokumentbetrag. Prüfen Sie vor dem Export:
- Empfängeradresse und Debitorenkonto
- Dokumenttyp und Dokumentcode
- Ertragskonto
- Mehrwertsteuer und externe Mehrwertsteuer-ID
- Währung
- Bank
- Fälligkeitsdatum
- optional Kostenstellenkonto
- Dokumentstatus und Abrechnungszustand.
Fehlt ein notwendiger Wert, zeigt Planura die betroffenen Dokumente und den Grund in einer Fehlerliste an.
Dokumente in die Buchhaltung exportieren
- Öffnen Sie die Dokument- oder Zahlungsübersicht.
- Filtern Sie die zu exportierenden Datensätze.
- Prüfen Sie, ob bereits exportierte Dokumente erneut selektiert wurden.
- Wählen Sie die sichtbare Exportaktion Ihrer Buchhaltung.
- Melden Sie sich bei einer direkten Verbindung an, falls Planura danach fragt.
- Lesen Sie die Erfolgsmeldung und die Fehlerliste.
- Prüfen Sie im Zielsystem, ob die Buchung oder der offene Posten angekommen ist.
Ein Export nach Planura-Erfolgsmeldung bedeutet nicht, dass die Buchhaltung die Buchung fachlich akzeptiert hat. Prüfen Sie im Zielsystem insbesondere Konten, Steuercode, Betrag und Währung.
Direkte Verbindung und Datei-Export unterscheiden
Einige Systeme verwenden eine direkte Verbindung oder Anmeldung. Andere erzeugen eine Datei in einem konfigurierten Exportverzeichnis. Für einen Dateiexport gilt zusätzlich:
- Das Exportverzeichnis muss existieren und beschreibbar sein.
- Der Dateiname sollte nicht mit einer älteren Datei verwechselt werden.
- Die erzeugte Datei muss im Zielsystem eingelesen werden.
- Fehler im Zielsystem müssen mit der Exportdatei und dem Planura-Dokument abgeglichen werden.
Speichern Sie Exportdateien nicht dauerhaft in einem unkontrollierten öffentlichen Ordner.
Topal-Anmeldung
Wenn Topal eine Anmeldung verlangt, erfassen Sie Benutzername und Passwort im Anmeldedialog. Die übrige Verbindungskonfiguration wird normalerweise durch die Administration in den Systemeinstellungen gepflegt.
Geben Sie das Topal-Passwort nicht an andere Benutzer weiter. Wenn die Verbindung nicht funktioniert, sollte die Administration zuerst URL/Server, Client, Geschäftsjahr und Berechtigung prüfen.
Zahlungen erfassen und abschliessen
In der Zahlungsübersicht können – abhängig von Berechtigung und Konfiguration – Zahlungen:
- erfasst
- abgeschlossen
- gelöscht oder korrigiert
- gedruckt
- nach Excel exportiert
- an die Buchhaltung exportiert
werden.
Vor dem Abschluss prüfen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsbetrag, Währung, Referenz und die zugehörige Rechnung. Nach dem Abschluss sollte eine Änderung nur nach dem dafür vorgesehenen Korrekturprozess erfolgen.
Rechnung im Lesemodus wieder bearbeitbar machen
Eine definitiv gedruckte Rechnung kann in den Lesemodus wechseln. Ist sie zusätzlich im Zahlungsmodul hinterlegt, lässt sich dieser Zustand nicht direkt ausschalten. Entfernen Sie stattdessen die bestehenden Verknüpfungen in der folgenden Reihenfolge.
Nur für eine geplante Korrektur
Führen Sie diesen Ablauf nur aus, wenn die Rechnung tatsächlich geändert werden soll. Wurde der Buchhaltungsexport bereits im externen Finanzsystem verarbeitet, stimmen Sie die Korrektur zuerst mit der zuständigen Buchhaltung ab.
Buchhaltungsexport löschen, falls vorhanden
Öffnen Sie die Zahlungsübersicht und suchen Sie die Rechnung im Bereich Buchhaltung. Wenn für diese Rechnung ein Buchhaltungsexport vorhanden ist, löschen Sie ihn zuerst. Diesen Schritt benötigen Sie nur, wenn Ihre Umgebung eine Buchhaltung verwendet und die Rechnung bereits exportiert wurde.
Kundenzahlung löschen, falls vorhanden
Prüfen Sie im Bereich Zahlung, ob bereits eine Zahlung des Kunden zur Rechnung erfasst wurde. Löschen Sie diese Zahlung, bevor Sie die Rechnung aus dem Zahlungsmodul entfernen. Bei einer tatsächlich eingegangenen oder bereits verbuchten Zahlung klären Sie zuerst, wie die Zahlung fachlich korrigiert werden soll.
Rechnung aus dem Zahlungsmodul entfernen
Wählen Sie die Rechnung im Bereich Dokument des Zahlungsmoduls und löschen Sie dort den Rechnungseintrag. Damit wird die Verknüpfung im Zahlungsmodul entfernt. Löschen Sie nicht das zugrunde liegende Rechnungsdokument in der Dokumentübersicht.
Rechnung öffnen und korrigieren
Öffnen Sie die Rechnung erneut in der Dokumentübersicht. Sie sollte nun nicht mehr im Lesemodus sein und kann bearbeitet werden. Nach der Korrektur prüfen Sie die Rechnung erneut, drucken sie bei Bedarf definitiv und führen die nötigen Zahlungs- oder Buchhaltungsschritte wieder aus.
Wenn ein Eintrag nicht gelöscht werden kann, prüfen Sie zuerst Berechtigung, Rechnungsnummer und ob noch ein Export oder eine Zahlung vorhanden ist. Wenn die Verknüpfung nicht eindeutig ist oder die Rechnung bereits im externen Finanzsystem verarbeitet wurde, wenden Sie sich an den Planura-Support oder die zuständige Buchhaltung.
CAMT-054 importieren
Eine CAMT-054-Datei enthält Zahlungsinformationen der Bank. Der Import kann Zahlungen anhand von Referenz und Rechnungsdaten zuordnen.
- Öffnen Sie die Zahlungsübersicht.
- Wählen Sie Importieren im Bereich Zahlung.
- Wählen Sie die CAMT-054-Datei aus.
- Warten Sie auf das Importresultat.
- Prüfen Sie automatisch zugeordnete Zahlungen.
- Bearbeiten Sie nicht blind die Fehlerfälle, sondern klären Sie zuerst die Referenz oder Rechnung.
Das Importresultat kann unter anderem diese Gründe anzeigen:
- Rechnung nicht gefunden
- Zahlung bereits importiert
- Rechnung gelöscht
- fehlerhafte Referenznummer
- unbekannter Fehler.
Ein erneuter Import derselben Bankdatei kann deshalb zu bereits importierten Zahlungen führen. Bewahren Sie Bankdateien und Importdatum nachvollziehbar auf.
Mehrwertsteuer und Buchhaltung
Mehrwertsteuersätze können externe Buchhaltungs-IDs oder Konten benötigen. Wenn der Mehrwertsteuersatz in Planura vorhanden ist, aber seine externe Zuordnung fehlt, kann die Buchung trotzdem scheitern.
Prüfen Sie bei einem Steuerfehler:
- Code und Bezeichnung des Mehrwertsteuersatzes.
- Externe Buchhaltungs-ID.
- Zuordnung im Finanzsystem.
- Gültiges Betriebsjahr.
- Ob das Dokument mit dem richtigen Satz berechnet wurde.
Siehe auch Mehrwertsteuer einrichten.