Monatskontrolle und Abschluss
Rapporte, Salden, Spesen und Auswertungen vor Sperre oder Export vollständig prüfen.
Diese Seite richtet sich an Vorgesetzte und Personen, die Rapporte kontrollieren, sperren oder exportieren. Der Abschluss schützt bereits geprüfte Daten. Er ist kein Ersatz für eine sorgfältige Tageskontrolle.
Nur nach der vollständigen Prüfung sperren
Eine Sperre kann Bearbeitungen verhindern und bereits verwendete Auswertungen betreffen. Klären Sie Korrekturen zuerst mit den zuständigen Personen und dokumentieren Sie den Grund bei nachträglichen Änderungen.
Monatsrapport prüfen
Öffnen Sie die Rapportübersicht, wählen Sie Zeitraum und Person oder Stelle. Die Übersicht zeigt pro Tag unter anderem Sollzeit, Anwesenheit, Aufträge, Absenzen, Istzeit und Differenzen. Ein aufgeklappter Tag zeigt die einzelnen zugeordneten Leistungen.
Vollständigkeit kontrollieren
Prüfen Sie, ob alle Arbeitstage, Absenzen und nötigen Spesen vorhanden sind. Kontrollieren Sie insbesondere Ein- und Austritte, Feiertage, Teilzeit und Tage mit einem Einsatzwechsel.
Differenzen vom Tag her klären
Öffnen Sie auffällige Tage. Vergleichen Sie Sollzeit, Anwesenheit, Auftragszeit und Absenzen. Prüfen Sie auch die Detailzeilen mit Objekt, Projekt, Auftrag, Tätigkeit, Menge und Bemerkung.
Spesen und Material prüfen
Kontrollieren Sie Kostenart, Betrag oder Menge, Auftragbezug und gegebenenfalls Bemerkung oder Beleg. Korrigieren Sie falsche Werte vor dem Abschluss.
Salden plausibilisieren
Prüfen Sie Überzeit und Ferien gegen den vorherigen Monat und bekannte Absenzen. Bei einer unklaren Abweichung prüfen Sie die zugrunde liegenden Rapport- und Vorgabewerte.
Welche Auswertung hilft wofür?
| Auswertung | Geeignet für | Vor der Verwendung prüfen |
|---|---|---|
| Zeit-/Rapportübersicht einer Person | Tageswerte, Salden und einzelne Leistungszeilen nachvollziehen. | Person, Zeitraum und aufgeklappte Detailzeilen. |
| Mitarbeiterpräsenz | Anwesenheitswerte eines Personenkreises kontrollieren. | Zeitraum, ausgewählte Personen und Arbeitszeitregeln. |
| Persönliche Rapportzusammenfassung | Zeiten, Absenzen, Spesen und statistische Werte zusammenfassen. | Ob alle Rapporte gespeichert und geprüft sind. |
| Spesen-Auswertung | Erfasste Auslagen überprüfen oder weiterverarbeiten. | Kostenart, Zeitraum, Auftragbezug und Belege. |
Die sichtbaren Auswertungen hängen von Berechtigungen, Lizenz und Konfiguration ab. Verwenden Sie eine Auswertung erst nach der fachlichen Prüfung der Daten, die darin erscheinen.
Sperren, entsperren und exportieren
Prüfstand festhalten
Stellen Sie sicher, dass der Rapport vollständig ist und alle Differenzen geklärt sind. Notieren Sie bei einer aussergewöhnlichen Korrektur Grund und verantwortliche Person gemäss Ihrem Prozess.
Rapport sperren
Sperren Sie nur den vorgesehenen Zeitraum und nur mit der dafür nötigen Berechtigung. Prüfen Sie anschliessend die Sperranzeige und Sperrstufe.
Daten weitergeben oder exportieren
Starten Sie Report oder Export erst nach der Sperre, wenn Ihr Ablauf dies vorsieht. Kontrollieren Sie Filter, Zeitraum und Empfänger des Ergebnisses.
Ausnahme kontrolliert bearbeiten
Muss später etwas geändert werden, entsperrt eine berechtigte Person gezielt den nötigen Bereich. Nach der Korrektur werden Rapport und betroffene Auswertung erneut geprüft und wieder gesperrt.
Rollen sauber trennen
Mitarbeitende melden fehlende oder falsche Werte. Vorgesetzte prüfen den fachlichen Inhalt. Administratoren verwalten Berechtigungen und Sperrniveaus. Die konkrete Zuordnung kann je nach Betrieb abweichen.