Neue Mitarbeitende einrichten
Person, Arbeitszeit, Rapporte und Benutzerkonto für einen neuen Mitarbeitenden vollständig vorbereiten.
Ein neuer Mitarbeitender braucht in Planura meist mehr als ein Benutzerkonto. Zuerst wird die Person angelegt. Sie wird für Rapporte, Zuständigkeiten, Aufträge und Auswertungen verwendet. Danach wird bei Bedarf ein Benutzerkonto mit dieser Person verknüpft.
Person und Benutzerkonto sind verschiedene Dinge
Eine Person kann in Planura existieren, ohne sich anzumelden. Ein Benutzerkonto ist nur nötig, wenn die Person Planura selbst nutzt. Legen Sie deshalb zuerst die Person an und verknüpfen Sie danach das Konto.
Vor dem Anlegen bereithalten
- eindeutiger Personencode gemäss interner Regel
- Vor- und Nachname
- Stelle und Abteilung
- Eintrittsdatum und Arbeitszeitmodell
- Entscheidung zur Anwesenheitserfassung
- Funktion und Tarif, falls für Zeit oder Auswertungen verwendet
- freigegebener Ferienanspruch und allfälliger Überzeit-Ausgangssaldo
- benötigte Berechtigungen und Gültigkeitszeitraum des Benutzerkontos
Person und Zeitdaten vorbereiten
Person anlegen
Öffnen Sie Zeit-/Leistungserfassung → Allgemein → Person und wählen Sie Hinzufügen. Erfassen Sie Personencode, Name, Stelle, Abteilung und tatsächliches Eintrittsdatum.
Arbeitszeit zuordnen
Wählen Sie das passende Arbeitszeitmodell. Aktivieren Sie Anwesenheit verwenden nur, wenn für diese Person Anwesenheitszeiten erfasst werden sollen.
Ferien und Überzeit ab Eintritt prüfen
Öffnen Sie Vorgabe und legen Sie die Ferienvorgabe ab Eintrittsdatum an. Deaktivieren Sie Vorperiode, wenn kein freigegebener Saldo übernommen wird. Prüfen Sie eine Überzeitvorgabe nur bei einem tatsächlich vereinbarten Ausgangssaldo.
Ersten Rapport testen
Öffnen Sie den ersten Rapportmonat. Kontrollieren Sie Sollzeit, Feiertage, Ferien- und Überzeitsaldo sowie verfügbare Tätigkeiten und Aufträge.
Für einen Eintritt unter dem Jahr ist der Ferienanspruch häufig anteilig. Die arbeitsrechtliche Berechnung und Entscheidung gehören in Ihren HR- oder Lohnprozess. In Planura erfassen Sie anschliessend den freigegebenen Wert.
Benutzerkonto verknüpfen
Wenn die Person Planura selbst nutzt, legen Sie danach das Benutzerkonto unter Benutzer und Berechtigungen an:
- Benutzername festlegen
- Die neue Person eindeutig zuordnen
- Passwort im vorgesehenen Sicherheitsprozess setzen
- Gültigkeit, Berechtigungen und Sperrniveau passend zur Aufgabe wählen
- Anmeldung und sichtbare Bereiche mit dem vorgesehenen Testprozess prüfen
Vergeben Sie keine höheren Rechte nur, damit ein Menüpunkt sichtbar wird. Klären Sie, welche Arbeitsschritte die Person tatsächlich ausführen soll.
Abschlusskontrolle
- Personencode, Name, Stelle und Abteilung stimmen
- Eintrittsdatum und Arbeitszeitmodell stimmen
- Anwesenheitserfassung ist nur aktiviert, wenn sie benötigt wird
- Ferien- und Überzeitvorgaben gelten ab dem richtigen Datum
- Der erste Rapportmonat zeigt eine plausible Sollzeit und Auswahl
- Benutzerkonto ist mit der richtigen Person verknüpft, falls eine Anmeldung benötigt wird
- Die Person sieht nur die für ihre Aufgabe vorgesehenen Bereiche