Zeit- und Rapport-Stammdaten
Arbeitszeitmodelle, Tätigkeiten, Kostenarten, Feiertage und Vorgaben sicher für Rapporte einrichten.
Diese Seite richtet sich an Administratoren. Rapporte werden aus mehreren Einstellungen berechnet. Eine Änderung kann Auswahlfelder, Tageswerte, Salden und Auswertungen beeinflussen. Prüfen Sie neue Regeln deshalb zuerst mit einem fiktiven Testrapport.
Keine bestehende Historie unbedacht verändern
Ändern Sie Arbeitszeit- oder Kostenarten nicht nur, weil ein einzelner Rapport unerwartet aussieht. Prüfen Sie zuerst Zeitraum, Person und bisherige Einträge. Verwenden Sie, falls verfügbar, zeitlich gültige oder inaktive Werte statt historische Daten zu überschreiben.
So entsteht ein Rapport
- Person
- Arbeitszeitmodell, Sollzeit und Feiertage
- Tätigkeit und Kostenarten
- Rapport
Die Person und ihr Arbeitszeitmodell bestimmen die Grundlage. Feiertage und Vorgaben wirken zeitbezogen. Tätigkeiten und Kostenarten bestimmen, welche Leistungen zugeordnet und ausgewertet werden können. Der Rapport fasst diese Angaben für den gewählten Zeitraum zusammen.
Die wichtigsten Bausteine
| Baustein | Wofür er verwendet wird | Typische Prüfung |
|---|---|---|
| Person | Mitarbeitende Person in Rapporten, Zuständigkeiten und Auswertungen. | Eintritt, Aktiv-Status, Stelle und Zuordnung. |
| Arbeitszeitmodell | Regeln, nach denen Arbeitszeit und Anwesenheit verarbeitet werden. | Passt das Modell zur Person und zum Zeitraum? |
| Sollzeit | Erwartete Zeit pro Tag oder Zeitraum. | Gültigkeit, Wochentag und Teilzeitregel. |
| Feiertag | Besonderer Tag mit abweichender oder keiner Sollzeit. | Richtiger Mandant, Betriebsjahr und Datum. |
| Tätigkeit | Beschreibt die konkrete Arbeit auf einem Auftrag. | Ist sie für den Auftrag und die Person verfügbar? |
| Interne Kostenart | Ordnet internen Aufwand oder Leistungen auswertbar zu. | Wird sie statt eines Kundenauftrags wirklich benötigt? |
| Statistische Kostenart | Ordnet Absenzen, Salden oder andere Statistikwerte ein. | Passt sie zur gewünschten Auswertung? |
| Tarif/Funktion | Kann die Bewertung und Auswahl einer Leistung beeinflussen. | Gültigkeit und Zuordnung zur Person. |
| Vorgabe | Setzt zeitlich gültige Werte wie Ferien- oder Überzeitstände. | Datum, Einheit, Vorperiode und Gesamtwert. |
Vor dem ersten Rapport einer Person
Person vorbereiten
Legen Sie die Person mit korrektem Eintritt, Stelle und Abteilung an. Aktivieren Sie Anwesenheit nur, wenn diese für die Person erfasst werden soll.
Zeitmodell und Sollzeit prüfen
Ordnen Sie das passende Arbeitszeitmodell zu und kontrollieren Sie die erwartete Sollzeit im ersten Rapportmonat. Berücksichtigen Sie Teilzeit und Eintritt während eines Monats.
Feiertage und Vorgaben kontrollieren
Stellen Sie sicher, dass Feiertage für den Zeitraum vorliegen. Legen Sie Ferien- oder Überzeitvorgaben nur mit einem freigegebenen Ausgangswert an.
Erfassungswerte freigeben
Prüfen Sie Tätigkeiten, Kostenarten, Funktion und Tarif. Die Person muss die richtigen Aufträge und Erfassungsarten sehen können.
Testrapport prüfen
Öffnen Sie den ersten Rapportmonat und kontrollieren Sie Sollzeit, Auswahlfelder, Feiertage und Salden, bevor die Person produktiv erfasst.
Kostenarten und Tätigkeiten unterscheiden
Eine Tätigkeit beschreibt was auf einem Auftrag getan wurde. Eine Kostenart bestimmt wie ein Eintrag intern oder statistisch eingeordnet wird.
- Nutzen Sie eine Tätigkeit, um beispielsweise Montage, Demontage oder Servicearbeit auf dem passenden Auftrag zu unterscheiden
- Nutzen Sie eine interne Kostenart nur für intern vorgesehene Arbeit und nicht als Ersatz für einen fehlenden Auftrag
- Nutzen Sie eine statistische Kostenart für eingerichtete Absenzen, Salden oder Statistikwerte
- Klären Sie vor neuen Werten, welche Reports, mobilen Auswahlen oder Schnittstellen davon abhängen
Änderungen sicher durchführen
- Ermitteln Sie, ob die Änderung neue, laufende oder historische Rapporte betrifft.
- Prüfen Sie Codes, Bezeichnungen, Gültigkeit und Zuordnung in einem Testvorgang.
- Kontrollieren Sie einen repräsentativen Tagesrapport und eine relevante Auswertung.
- Aktivieren Sie den Wert erst danach für den vorgesehenen Personenkreis.
- Inaktivieren Sie nicht mehr benötigte Werte, wenn historische Zuordnungen erhalten bleiben müssen.
Für allgemeine Regeln zu Stammdaten siehe Stammdaten verstehen und sicher ändern. Benutzerkonten und Sperrniveaus werden unter Benutzer und Berechtigungen verwaltet.