Rapporte und Leistungen erfassen
Anwesenheit, Auftragszeit, Absenzen und Spesen täglich korrekt erfassen und gezielt kontrollieren.
Ein Rapport verbindet einen Arbeitstag mit der richtigen Person, Zeit und Leistung. Erfassen Sie einen Wert dort, wo er fachlich hingehört: Anwesenheit für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, Auftragszeit für einen konkreten Auftrag, Absenzen für bewilligte oder vorgesehene Abwesenheiten und Spesen für Auslagen.
Anwesenheit ist nicht Auftragszeit
Ändern Sie keine Auftragszeit, um eine fehlerhafte Anwesenheit auszugleichen. Eine Differenz kann korrekt sein, etwa bei Pausen, Absenzen oder internen Tätigkeiten.
So erfassen Sie einen Arbeitstag
Rapport für Person und Monat öffnen
Öffnen Sie die Zeit- und Leistungserfassung, wählen Sie Jahr und Monat und danach die richtige Person oder Stelle. Prüfen Sie im Rapportkopf auch Funktion sowie Ferien- und Überzeitsaldo.
Anwesenheit erfassen oder kontrollieren
Öffnen Sie Anwesenheit und prüfen Sie Datum, Beginn und Ende beziehungsweise die Tageswerte, Sollzeit und Feiertag. Erfassen Sie hier nur die Anwesenheit.
Zeit dem Auftrag zuordnen
Öffnen Sie Aufträge, wählen Sie den passenden Auftrag und die Tätigkeit. Tragen Sie die Zeit oder Menge am richtigen Kalendertag ein und ergänzen Sie eine Bemerkung, wenn sie später für andere Personen verständlich sein muss.
Absenzen und Spesen separat ergänzen
Erfassen Sie Ferien, Krankheit oder andere vorgesehene Absenzen im Tab Absenzen. Erfassen Sie Auslagen im Tab Spesen mit Datum, Kostenart, Betrag oder Menge und dem erforderlichen Auftragbezug.
Tageswerte prüfen
Vergleichen Sie zum Schluss Sollzeit, Anwesenheit, Auftragszeit, Absenzen und die angezeigten Differenzen. Korrigieren Sie die Ursache, nicht nur die Summe.
Beispiel: Badsanierung korrekt erfassen
Bei der fiktiven Badsanierung im Objekt Mehrfamilienhaus Lindenweg arbeitet Mara am Dienstag während sechs Stunden auf dem Auftrag Badsanierung Wohnung 3.2. Eine Stunde entfällt auf eine interne Besprechung.
| Bereich | Was Mara erfasst |
|---|---|
| Anwesenheit | Die vollständige Arbeitszeit des Tages gemäss ihrer Anwesenheitserfassung. |
| Aufträge | Sechs Stunden auf dem Auftrag Badsanierung und die passende Tätigkeit, beispielsweise Montage oder Demontage. |
| Interne Zeit | Die Stunde Besprechung nur mit der dafür eingerichteten internen Zuordnung, nicht auf dem Sanierungsauftrag. |
| Absenzen | Keine Erfassung, sofern keine Absenz vorliegt. |
| Spesen | Nur tatsächlich entstandene und im Betrieb vorgesehene Auslagen. |
Wenn Anwesenheit und Auftragszeit nicht gleich sind, prüft Mara zuerst die interne Zeit, Pausen und die Tageswerte. Sie trägt nicht einfach eine beliebige Stunde auf den Sanierungsauftrag ein.
Die Bereiche im Rapport verstehen
Die Anwesenheit beschreibt den Arbeitstag. Kontrollieren Sie Datum, Sollzeit, tatsächlich erfasste Anwesenheit, Feiertag und Differenzen. Die Sollzeit kommt aus den hinterlegten Zeitregeln.
Auftragszeit sicher zuordnen
Unter einem Auftrag können Tätigkeiten als untergeordnete Zeilen angezeigt werden. Wählen Sie zuerst den Auftrag und danach die passende Tätigkeit. Je nach Einrichtung sind zusätzlich Funktion, Tarif, Kostenart oder statistische Zuordnung sichtbar.
- Erfassen Sie Zeit immer auf dem Auftrag, an dem sie tatsächlich geleistet wurde
- Verwenden Sie eine interne Zuordnung nur für die dafür vorgesehenen Arbeiten
- Ergänzen Sie eine Bemerkung bei ungewöhnlichen Zeiten, Nachträgen oder nicht selbsterklärenden Leistungen
- Prüfen Sie beim Wechsel auf einen anderen Einsatz auch Auftrag und Tätigkeit erneut
Wiederkehrende Aufträge schneller finden
Aufträge, Auftragspositionen und Tätigkeiten können in der Auftragsansicht als Favoriten verfügbar sein. Verwenden Sie Favoriten für regelmässig wiederkehrende Einsätze, kontrollieren Sie aber vor dem Speichern trotzdem Auftrag, Objekt und Projekt. Ein Favorit bestätigt nicht, dass er am aktuellen Tag fachlich richtig ist.
Absenzen und Spesen erfassen
Für eine Absenz wählen Sie im entsprechenden Tab die vorgesehene Absenzenart und erfassen den Wert am richtigen Tag. Fehlt eine benötigte Art, verwenden Sie keine ähnliche Kostenart als Ersatz. Dies ist eine Frage der Zeit-Stammdaten.
Für Spesen prüfen Sie vor dem Speichern:
- Datum
- Kostenart
- Betrag oder Menge
- Auftrag oder Projekt, falls verlangt
- Bemerkung und Beleg gemäss Ihrem Betriebsprozess
Konfiguration bestimmt die Auswahl
Welche Tätigkeiten, Absenzenarten, Kostenarten oder Spesenfelder sichtbar sind, hängt von Berechtigung und Einrichtung ab. Wenn eine Auswahl fehlt, prüfen Sie zuerst die Zuordnung und fragen danach die zuständige Administration.
Salden und Differenzen lesen
| Wert | Bedeutung | Zuerst prüfen, wenn er unerwartet ist |
|---|---|---|
| Sollzeit | Erwartete Arbeitszeit gemäss Modell und Zeitraum. | Arbeitszeitmodell, Feiertag und Datum. |
| Anwesenheit | Erfasste Arbeits- oder Präsenzzeit. | Beginn, Ende und Tageserfassung. |
| Auftragszeit | Zeit, die einem Auftrag zugeordnet ist. | Auftrag, Tätigkeit und interne Zeiten. |
| Absenzen | Zeit aus einer eingerichteten Absenzenart. | Art, Datum und Umfang der Absenz. |
| Istzeit | Auswertung der erfassten Zeitwerte gemäss Einrichtung. | Die Einzelwerte des betroffenen Tages. |
| Überzeit/Ferien | Persönlicher Saldo aus Rapporten und gültigen Vorgaben. | Zeitraum, Vorgaben und noch offene Korrekturen. |
Eine rote oder farblich hervorgehobene Differenz bedeutet Prüfbedarf. Sie sagt nicht allein, welcher Eintrag falsch ist.
Korrekturen richtig vornehmen
Betroffenen Tag öffnen
Prüfen Sie zunächst den Tag, an dem die Differenz entsteht, statt nur die Monatssumme anzusehen.
Ursache eingrenzen
Vergleichen Sie Sollzeit, Anwesenheit, Auftragszeit, Absenzen, Feiertag und Bemerkungen. Klären Sie bei einem fehlenden Auftrag zuerst dessen Status und Ihre Berechtigung.
Den ursprünglichen Eintrag berichtigen
Ändern Sie die falsche Anwesenheit, Auftragsbuchung, Absenz oder Spese direkt. Legen Sie keine zusätzliche Gegenbuchung an, wenn sie den tatsächlichen Ablauf nicht abbildet.
Ergebnis erneut prüfen
Aktualisieren Sie den Rapport und kontrollieren Sie den Tageswert sowie den Saldo. Ist der Rapport gesperrt, wenden Sie sich an die zuständige Person.