Dokumente erstellen und organisieren
Freie Dokumente und NPK-Dokumente beim richtigen Objekt und Projekt anlegen und verwalten.
Ein Dokument ist immer Teil eines grösseren Zusammenhangs. Bevor Sie eine Offerte, Rechnung, Bestellung, einen Rapport oder eine andere Ausgabe erfassen, sollten Sie das richtige Objekt und Projekt wählen. Diese Zuordnung wird für Listen, Reports, Dateien und Auswertungen benötigt.
Vor dem Erstellen prüfen
Prüfen Sie Objekt, Projekt und Empfängeradresse direkt nach dem Anlegen. Werte aus dem geöffneten Objekt oder Projekt sowie aus einer Vorlage können automatisch übernommen werden und trotzdem für den neuen Vorgang falsch sein.
Ein Dokument anlegen
Objekt oder Projekt öffnen
Öffnen Sie die Dokumentübersicht oder das gewünschte Objekt bzw. Projekt. Wenn Sie aus einem Objekt- oder Projektpanel starten, wird diese Zuordnung normalerweise in das neue Dokument übernommen.
Dokumentvariante wählen
Wählen Sie Hinzufügen und entscheiden Sie sich für ein freies Dokument, ein NPK-Dokument oder ein Dokument aus einer Vorlage. Welche Varianten zur Verfügung stehen, hängt von Dokumenttypen, Nummernkreisen, Berechtigungen und lizenzierten Katalogen ab.
Dokumentkopf erfassen
Prüfen Sie Projekt, Dokumenttyp, Dokumentnummer, Bezeichnung, Adressen, Zuständigkeiten, Datum und Referenzen. Ergänzen Sie nur die Felder, die für diesen Vorgang gelten.
Positionen und Texte ergänzen
Erfassen Sie im freien Dokument eigene Positionen und Texte. Im NPK-Dokument wählen Sie die vorgesehenen Katalogpositionen und Mengenarten.
Konditionen und Kalkulation prüfen
Bearbeiten Sie Konditionen und führen Sie die Kalkulation aus, wenn der Arbeitsablauf dies verlangt. Prüfen Sie Mehrwertsteuer, Rabatt, Skonto, Währung und Total.
Speichern und Ausgabe kontrollieren
Speichern Sie das Dokument und prüfen Sie anschliessend Druckvorschau, PDF-Export oder Ausdruck. Die Ausgabe ist die letzte Kontrolle dafür, ob Daten und Reportvorlage zusammenspielen.
Freies Dokument oder NPK-Dokument?
Ein freies Dokument ist geeignet, wenn Sie Positionen, Texte und Preise frei aufbauen oder eine eigene Dokumentstruktur verwenden. Prüfen Sie insbesondere Positionstexte, Mengen, Preise und die gewählte Reportvorlage.
Wählen Sie den Dokumenttyp nicht nur nach dem späteren Ausdruck. Der Typ beeinflusst Nummerierung, verfügbare Felder, Positionserfassung, Konditionen und Reportvorlage.
Der Dokumentkopf
Im Dokumentkopf werden die Informationen erfasst, die den gesamten Vorgang beschreiben. Je nach Dokumenttyp und Konfiguration können unter anderem folgende Felder vorkommen:
- Projekt und Projektbezeichnung
- Dokumentnummer, Dokumentjahr und Bezeichnung
- Externe Belegnummer, falls der Vorgang zusätzlich eine Referenz aus einem anderen System hat
- Empfänger- und Zusatzadressen
- Bauherrschaft, Planer oder weitere Adressrollen
- Firma und verantwortliche Person
- Stelle sowie bei freien Dokumenten eine zweite Person für den Unterschriftsblock
- «Unser Zeichen» und «Ihr Zeichen»
- Auftragsreferenznummer und Auftragsdatum
- Kontakttelefon und Kontakt-E-Mail
- Dokumentdatum, Eingabedatum und Rechnungsdatum
- Ausführungsbeginn, Ausführungsende und Ausführungsort
- Arbeitsbeschreibung
- Dokumentkategorie, Dokumentcode und Dokumentstatus
- CRB-Status bei entsprechenden Dokumenten
- Bank, Zahlungsfrist und Kalkulations- bzw. Faktorschema
- Debitoren-, Ertrags- und Kostenstellenkonto
- Vorlage oder Nachkalkulation
Nicht jedes Feld ist für jeden Dokumenttyp sichtbar oder bearbeitbar. Einige Werte werden aus dem Objekt, Projekt, der Adresse oder den Stammdaten vorgeschlagen. Prüfen Sie bei einer neuen Vorlage besonders die Felder, die auf den ersten Blick korrekt aussehen, aber aus einem anderen Objekt, Projekt oder einer Vorlage übernommen worden sein könnten.
Externe Belegnummer, Stelle und Unterschriften
Die externe Belegnummer ist eine zusätzliche Referenz im Dokumentkopf. Tragen Sie hier nur eine Nummer ein, wenn der Vorgang auch in einem anderen System geführt wird. Die Planura-Dokumentnummer bleibt davon unabhängig.
Mit Stelle wählen Sie die zuständige Organisationseinheit für das Dokument. Dieser Wert kann auf der Ausgabe stehen und bei angepassten Reportvorlagen auch bestimmen, welche Vorlage verwendet wird. Prüfen Sie die Auswahl besonders, wenn mehrere Stellen dieselbe Dokumentart verwenden.
Bei einem freien Dokument wählen Sie unter Verantwortlich die erste Person und bei Bedarf unter Unterschrift 2 eine zweite. Die Auswahl Mit Unterschrift neben der jeweiligen Person steuert, ob das hinterlegte Unterschriftsbild ausgegeben wird. Name und Titel für den Unterschriftsblock kommen aus den Personendaten. Prüfen Sie die Druckvorschau, bevor Sie ein Dokument mit Unterschriften versenden. Für die Einrichtung der Reportfelder siehe Reporting – Freies Dokument.
Adressen im Dokument prüfen
Die Empfängeradresse ist nicht dasselbe wie die Objektadresse. Prüfen Sie deshalb:
- Wer soll das Dokument erhalten?
- An welcher Adresse befindet sich das Objekt?
- Muss eine Planer- oder Bauherrenadresse ausgegeben werden?
- Soll die Kontakttelefonnummer aus der Adresse übernommen oder dokumentbezogen überschrieben werden?
- Ist die E-Mail-Adresse diejenige für dieses Dokument und nicht nur die allgemeine Firmenadresse?
Wenn eine Adresse mit einer Auswahlschaltfläche übernommen wird, prüfen Sie die mehrzeilige Darstellung im Dokumentkopf und anschliessend die Druckvorschau.
Dokumente in der Übersicht verwalten
Die Dokumentübersicht kann unter anderem folgende Spalten enthalten:
- Dokumenttyp, Jahr und Nummer
- Bezeichnung
- Empfängeradresse
- Objekt und Objektbezeichnung
- Projekt und Projektbezeichnung
- Auftrag und Auftragsbezeichnung
- Gewerk
- Dokumentstatus
- Rechnungsstatus
- Datum
- NPK-Kennzeichnung
- Total
Die wichtigsten Aktionen sind:
- Hinzufügen
- Bearbeiten
- Löschen
- Umwandeln/Kopieren
- Verschieben
- Freigeben, wenn ein gesperrtes Dokument wieder bearbeitbar gemacht werden darf
Verwenden Sie vor Umwandeln/Kopieren und Verschieben die Dokumentdetails, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Zeile markiert haben.
Speichern und drucken
Im Dokumentfenster können Sie über Speichern oder Ctrl+S speichern. Mit Drucken oder Ctrl+P starten Sie die Dokumentausgabe.
Prüfen Sie vor der endgültigen Ausgabe:
- Dokumentnummer und Dokumentdatum
- Empfängeradresse
- Objekt- und Projektbezeichnung
- Dokumentstatus und Rechnungsstatus
- Positionen, Mengen, Preise und Beträge
- Mehrwertsteuer, Rabatt und Skonto
- Seitenumbrüche und Dokumenttexte
- Reportvorlage und Sprache
Ausgabe freigeben
Geben Sie ein Dokument erst weiter oder verrechnen Sie es, wenn die fachlichen Daten und die Druckausgabe kontrolliert wurden. Ein korrekt ausgefüllter Kopf garantiert nicht automatisch ein korrektes Layout.
Dokumente aus Vorlagen verwenden
Vorlage auswählen
Erstellen Sie das neue Dokument aus der vorgesehenen Vorlage.
Übernommene Kopfdaten prüfen
Ändern Sie Bezeichnung, Datum und Referenzen. Prüfen Sie alle Adressen und die Objekt-/Projektzuordnung.
Inhalt bereinigen
Prüfen Sie Positionen, Mengen und Preise. Entfernen Sie nicht benötigte Texte oder Positionen.
Status und Ausgabe prüfen
Prüfen Sie Status und Zahlungsbedingungen, speichern Sie erst danach das neue Dokument und kontrollieren Sie die Ausgabe.