Faktorschemata und Kalkulationsvorgaben
Kalkulationsgrundlagen als Administration sicher vorbereiten, prüfen und für Dokumente freigeben.
Nur für Administration und Kalkulationsverantwortliche
Faktorschemata und Kalkulationsvorgaben beeinflussen Preise und Kalkulationen. Ändern Sie keine Werte auf Zuruf oder direkt vor einer verbindlichen Ausgabe. Arbeiten Sie mit einem klaren Prüfauftrag und einer Testkalkulation.
Ein Faktorschema fasst die Faktorgrundlagen eines Jahres zusammen. Eine Kalkulationsvorgabe kann zusätzlich festlegen, welche Grundlagen für bestimmte Kapitel, Positionsbereiche oder Lieferanten gelten. Das Dokument verwendet diese Einstellungen erst, wenn sie bei der Kalkulation gewählt oder zugeordnet werden.
- Kalkulationsvorgabe
- Faktorschema
- Dokument
- Kontrolle
Faktorschema vorbereiten
Im Hauptmenü finden Sie den Bereich Kalkulation → Faktorschema. Dort verwalten Sie die Schemata für das jeweilige Jahr.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Code | Kurze eindeutige Kennung des Schemas. |
| Bezeichnung | Verständlicher Name, der bei der Auswahl im Dokument erscheint. |
| Jahr | Geschäftsjahr, für das das Schema bestimmt ist. |
| Gesperrt | Kennzeichnet ein Schema, das nicht mehr verändert werden soll. |
Verwenden Sie für ein neues Jahr nach Möglichkeit die Funktion zum Kopieren des Vorjahres. Dadurch bleibt die bisherige Struktur erhalten und Änderungen sind besser nachvollziehbar als bei einer Neuerfassung.
Material-, Lohn- und weitere Faktoren
Unter Kalkulation stehen je nach Berechtigung und Installation Bereiche für Material-, Lohn-, Fremdleistungs-/Dienstleistungs- und Inventarfaktoren zur Verfügung. Diese liefern die Grundlagen, aus denen das Faktorschema und die Dokumentkalkulation arbeiten.
Die konkreten Beträge, Zuschläge und Margen sind unternehmensspezifisch. Das Handbuch beschreibt deshalb den Ablauf, nicht die passenden Prozentwerte. Lassen Sie Werte durch die fachlich verantwortliche Person freigeben.
Kalkulationsvorgaben einordnen
Eine Kalkulationsvorgabe ist eine detailliertere Zuordnung für Material- und Zeitbereiche. Je nach Installation kann sie nach Kapitel, Positionsnummernbereich, Lieferant oder weiteren Kriterien unterscheiden.
| Bereich | Typische Zuordnung |
|---|---|
| Material | Kapitel, Positionsbereich, AF-/PG-Nummer, Lieferant und Materialart |
| Zeit | Kapitel und Positionsbereich mit der passenden Lohnart bzw. Arbeitsart |
Wenn der Bereich Kalkulationsvorgabe in Ihrer Oberfläche nicht verfügbar ist, ist das nicht automatisch ein Fehler. Die Funktion kann je nach Konfiguration nicht im Hauptmenü angezeigt werden. Verwenden Sie dann die für Ihre Installation vorgesehene Administration oder wenden Sie sich an den Support.
Sicherer Ablauf für ein neues Jahr oder eine Änderung
Auftrag und Gültigkeit klären
Halten Sie fest, welche Preise oder Grundlagen sich ändern, ab wann sie gelten und welche Dokumente betroffen sein dürfen.
Bestehende Grundlage kopieren
Kopieren Sie das passende Vorjahres- oder Vergleichsschema. Verwenden Sie einen eindeutigen Code und eine eindeutige Bezeichnung für das neue Jahr.
Nur freigegebene Werte anpassen
Ändern Sie Material-, Lohn- oder weitere Faktoren nur anhand der freigegebenen Grundlage. Halten Sie die Quelle ausserhalb des öffentlichen Handbuchs fest.
Mit einem Testdokument kalkulieren
Verwenden Sie ein fiktives Testdokument, etwa eine Badsanierung mit typischen Material- und Zeitpositionen. Vergleichen Sie Positionen, Zwischentotale und Endbetrag mit der fachlichen Erwartung.
Freigeben und Vorjahreswerte schützen
Geben Sie das neue Schema erst nach Kontrolle frei. Sperren oder behalten Sie alte Schemata so, dass historische Dokumente weiterhin nachvollziehbar bleiben.
Was nicht geändert werden sollte
- Ein Schema, das bereits für laufende oder abgeschlossene Dokumente verwendet wird, ohne klare Korrekturanweisung
- Werte, deren Wirkung auf Material oder Lohn nicht verstanden wird
- Vorjahresschemata, solange historische Vorgänge noch geprüft oder nachbearbeitet werden müssen
- Faktoren nur deshalb, weil das Endtotal unerwartet aussieht
Erst Ursache, dann Faktor ändern
Wenn ein Betrag auffällig ist, prüfen Sie zuerst Menge, Einheit, Preisart, Position, Dokumentstatus und das ausgewählte Faktorschema. Ein Faktor ist nicht automatisch die Ursache.
Abschlusskontrolle
- Ist Code, Bezeichnung und Jahr eindeutig?
- Sind nur freigegebene Faktoren enthalten?
- Wurde ein fiktives Testdokument mit dem neuen Schema kalkuliert?
- Wurden Positionen, Zwischentotale, Mehrwertsteuer und Ausgabe kontrolliert?
- Sind historische Schemata weiterhin nachvollziehbar und geschützt?
Für die tägliche Anwendung siehe Dokumente kalkulieren.