Positionen, Kalkulation und Konditionen bearbeiten
Freie Dokumente in Positionen aufbauen, Mengen und Preise prüfen und Konditionen korrekt anwenden.
Nachdem der Dokumentkopf stimmt, wird der eigentliche Dokumentinhalt aufgebaut. In einem freien Dokument besteht dieser Inhalt aus unterschiedlichen Zeilentypen. Jede Zeile erfüllt einen anderen Zweck: Sie kann eine Überschrift, eine Leistung, einen Text, ein Zwischentotal oder eine Bedingung darstellen.
Positionstypen
Im Bereich Positionen stehen je nach Dokumenttyp unter anderem folgende Zeilentypen zur Verfügung:
| Positionstyp | Zweck |
|---|---|
| Titel | Überschrift für einen Abschnitt |
| Preis | Leistungs- oder Preisposition mit Menge, Einheit, Preis und Betrag |
| Person | Position, die eine Person oder Arbeitsleistung abbildet |
| Text | Erläuterung ohne normale Preisberechnung |
| Zwischentotal | Zwischensumme eines Abschnitts |
| Rabatt | Prozentuale oder wertmässige Reduktion gemäss Auswahl |
| Seitenumbruch | Erzwingt den Beginn eines neuen Abschnitts auf der nächsten Seite |
Verwenden Sie Titel und Text, um ein Dokument lesbar zu machen. Verwenden Sie eine Preisposition nur dann, wenn daraus tatsächlich eine Menge, ein Preis oder ein Betrag entstehen soll.
Positionen hinzufügen
- Öffnen Sie ein bestehendes Dokument oder erstellen Sie ein neues Dokument.
- Wechseln Sie in die Positionenansicht.
- Wählen Sie den passenden Positionstyp.
- Erfassen Sie den Text bzw. die Auswahl.
- Füllen Sie bei einer Preisposition Menge, Mengeneinheit und Preis aus.
- Prüfen Sie den berechneten Betrag.
- Speichern Sie regelmässig.
Neue Positionen werden in der Regel an der aktuellen Stelle oder am Ende des Dokuments eingefügt. Prüfen Sie nach dem Einfügen, ob die Position in der richtigen Reihenfolge und unter dem richtigen Titel liegt.
Die Felder einer Preisposition
| Feld | Was bedeutet es? |
|---|---|
| Mengenart | Definiert, wie die Menge interpretiert und formatiert wird. |
| Menge | Anzahl, Fläche, Zeit oder anderer quantitativer Wert der Position. |
| Mengeneinheit | Einheit, in der die Menge angegeben wird. |
| Preisart | Beschreibt, wie der Preis verwendet oder angezeigt wird. |
| Preis | Einzelpreis bzw. kalkulierter oder fixierter Preis. |
| Betrag | Ergebnis der Mengen- und Preisberechnung; wird von Planura berechnet. |
| Notiz | Zusätzliche Information zur Position, die nicht zwingend als normale Dokumentzeile ausgegeben wird. |
Die konkrete Berechnung hängt von Mengenart, Preisart, Faktoren, Zuschlägen und Konditionen ab. Wenn ein Betrag unerwartet aussieht, prüfen Sie deshalb nicht nur den Preis, sondern auch Menge, Einheit, Preisart und die Dokumentkonditionen.
Positionen bearbeiten und ordnen
Je nach Berechtigung und Dokumentstatus können Sie Positionen direkt in der Tabelle bearbeiten. Typische Aktionen sind:
- Text in einer Position ändern
- Menge und Preis ändern
- Mengeneinheit oder Preisart auswählen
- Position nach oben oder unten verschieben
- Positionen per Drag-and-drop ordnen
- Position ausschneiden, kopieren und einfügen
- Position löschen
- Notiz ergänzen oder lesen.
Wenn eine Zelle nicht bearbeitbar ist, kann dies am Dokumentstatus, an der Position selbst oder an fehlenden Rechten liegen. Der Betrag ist grundsätzlich ein berechnetes Ergebnis und sollte nicht als freie Textangabe korrigiert werden.
Titel im freien Dokument organisieren
Titel geben einem freien Dokument seine Gliederung. Unter einem Titel können weitere Titel, Preispositionen, Texte und Zwischentotale liegen. Verwenden Sie die Übersicht links im Dokumentfenster, wenn Sie diese Struktur gezielt ändern möchten.
Ein Titel wird mit seinem Abschnitt verschoben
Verschieben Sie einen Titel, bleiben seine untergeordneten Titel und Positionen bei diesem Titel. Planura berechnet die Dokumenttotale danach neu. Prüfen Sie trotzdem nach jeder Strukturänderung die Reihenfolge und die Druckvorschau.
Titel verschieben oder verschachteln
Titel in der Übersicht auswählen
Öffnen Sie im freien Dokument den Bereich Übersicht und wählen Sie den Titel, dessen Abschnitt Sie verschieben möchten.
Passende Art der Änderung wählen
Öffnen Sie das Kontextmenü des Titels mit der rechten Maustaste. Mit Nach oben oder Nach unten ändern Sie nur die Reihenfolge nebenstehender Titel auf derselben Ebene. Mit Eine Ebene höher wird der Titel aus seinem übergeordneten Titel herausgenommen. Mit Eine Ebene tiefer wird er dem vorhergehenden Titel derselben Ebene untergeordnet.
Alternativ per Drag-and-drop anordnen
Ziehen Sie einen Titel im Strukturbaum auf einen anderen Titel. Die Einfügeanzeige zeigt, ob der Titel davor, danach oder als untergeordneter Titel eingefügt wird. Ein Titel kann nicht in sich selbst oder in einen seiner Untertitel verschoben werden.
Ergebnis kontrollieren
Prüfen Sie in der Positionsansicht, ob alle Abschnitte in der erwarteten Hierarchie liegen. Kontrollieren Sie bei strukturierten Angeboten anschliessend Zwischentotale, Konditionen und die Druckvorschau.
Beispiel: In einer Offerte für eine Badsanierung soll der Titel Plattenarbeiten unter Badumbau erscheinen. Ziehen Sie Plattenarbeiten im Strukturbaum auf Badumbau oder wählen Sie bei Plattenarbeiten die Aktion Eine Ebene tiefer, wenn Badumbau der vorhergehende Titel auf derselben Ebene ist. Die zugehörigen Untertitel und Positionen bleiben dabei beim Abschnitt Plattenarbeiten.
Mengen und Detailrechner
Bei einfachen Mengen genügt die direkte Eingabe. Für zusammengesetzte Mengen kann der Detailrechner verwendet werden, sofern er für die Position verfügbar ist.
Beispiel für die Denkweise:
- Die Position beschreibt die Leistung.
- Die Mengeneinheit legt fest, welche Art von Wert erwartet wird.
- Die Menge wird direkt oder über den Detailrechner ermittelt.
- Der Einzelpreis wird geprüft oder kalkuliert.
- Planura berechnet den Betrag.
Prüfen Sie bei einem unerwarteten Resultat zuerst:
- ob die richtige Mengeneinheit verwendet wurde
- ob die Menge in der erwarteten Einheit erfasst ist
- ob ein Detailrechner aktiv ist
- ob der Preis fixiert oder kalkuliert wird
- ob ein Faktor oder eine Kondition den Wert verändert.
Preise fixieren und Nettopositionen
Die Positionsfunktionen können – je nach Dokumentart – Preise fixieren oder eine Preisfixierung aufheben. Eine fixierte Position soll nicht unbemerkt durch eine spätere Kalkulation verändert werden.
Nettopositionen werden speziell gekennzeichnet. Wenn ein Preis farblich oder typografisch anders erscheint, prüfen Sie die Positionsinformationen und die verwendete Preisart, statt die Darstellung als Fehler zu behandeln.
Kalkulation ausführen
Verwenden Sie Kalkulieren, wenn sich Mengen, Preise, Positionen oder Konditionen geändert haben und Sie die berechneten Werte kontrollieren möchten. Die vollständige Anleitung zu Auswahlumfang, Faktorschema und Schlussfaktoren finden Sie unter Dokumente kalkulieren.
Nach der Kalkulation prüfen Sie:
- Positionen mit Menge null oder fehlendem Preis
- Zwischentotale
- Rabatte und Zuschläge
- Mehrwertsteuer
- Netto-, Brutto- und Endbetrag
- Rundungen
- Druckausgabe.
Die Funktion zum Löschen von Positionen mit Menge null sollte nur verwendet werden, wenn diese Positionen tatsächlich nicht benötigt werden. Eine Menge null kann auch bewusst als Platzhalter oder noch offene Erfassung verwendet worden sein.
Ein Bild aus dem IGH-Katalog einfügen
Beim Einfügen eines IGH-Artikels können Sie sein Produktbild zusammen mit dem Positionstext übernehmen. Öffnen Sie dazu in einem bearbeitbaren freien Dokument den Bereich Katalog und wählen Sie den IGH-Katalog.
- Suchen Sie den gewünschten Artikel und prüfen Sie, ob ein Produktbild vorhanden ist.
- Öffnen Sie im IGH-Katalog den Bereich Einstellungen.
- Aktivieren Sie die Option Bild, bevor Sie den Artikel in das Dokument einfügen. Die Option ist standardmässig deaktiviert.
- Fügen Sie den Artikel ein und prüfen Sie den Positionstext sowie die Druckvorschau.
Die Option übernimmt das Bild beim Einfügen des Artikels. Sie ergänzt keine Bilder in bereits eingefügten Positionen. Ein Artikel ohne verfügbares Produktbild wird ohne Bild übernommen. Wenn trotz aktivierter Option kein Bild erscheint, prüfen Sie beim Artikel das vorhandene Bild und die Verbindung zum IGH-Dienst.
Für Preisänderungen an bereits eingefügten Artikeln siehe IGH-Preise im Dokument aktualisieren.
IGH-Preise im Dokument aktualisieren
Mit IGH Preise aktualisieren können Sie die Materialbasis von Positionen mit einer IGH-Artikelverknüpfung im geöffneten freien Dokument auf den aktuell abgefragten IGH-Preis setzen. Die Aktion betrifft nur dieses Dokument, nicht Ihre übrigen Dokumente oder Stammdaten.
Die Materialbasis und berechneten Beträge ändern sich
Für jede aktualisierte Position übernimmt Planura den gefundenen IGH-Preis als Materialbasis und berechnet den Preis neu. Materialrabatt, Materialfaktor und Materialschlussfaktor bleiben erhalten. Die Materialberechnung verwendet danach die manuelle Preisart und die Berechnungsrichtung von der Basis zum Ergebnis. Erstellen Sie vor der Aktualisierung eine Kopie, wenn der bisherige Kalkulationsstand erhalten bleiben soll.
Voraussetzungen
Die Aktion ist nur verfügbar, wenn das Dokument bearbeitbar ist, mit einer Kalkulationsgrundlage arbeitet und mindestens eine Preisposition mit einer IGH-Artikelverknüpfung enthält.
Preise aktualisieren
Ausgangsstand sichern
Erstellen Sie bei einer Offerte oder einem bereits abgestimmten Dokument eine Kopie. Prüfen Sie, ob die zu aktualisierenden Positionen tatsächlich die gewünschten IGH-Artikel enthalten.
Aktualisierung starten
Öffnen Sie die Registerkarte Start. Wählen Sie in der Gruppe Extras die Aktion IGH Preise aktualisieren und bestätigen Sie den Hinweis erst, wenn die Folgen für die bestehende Materialberechnung klar sind.
Resultat lesen
Das Resultat zeigt pro Position Nummer, Katalog, Artikel, alten und neuen Preis sowie einen Status. Geändert bedeutet, dass eine neue Materialbasis übernommen wurde. Unverändert bedeutet, dass der gefundene Preis bereits der Materialbasis entsprach. Nicht gefunden lässt die Position unverändert, weil für den Artikel kein Preis verfügbar war. Bei Fehler lesen Sie die angezeigte Meldung und prüfen Sie die betroffene Position.
Kalkulation und Ausgabe kontrollieren
Planura berechnet die Positions- und Dokumenttotale nach der Aktualisierung neu. Prüfen Sie danach die veränderten Positionen, Rabatte, Faktoren, Konditionen und das Gesamttotal. Führen Sie bei Bedarf die normale Dokumentkalkulation aus und kontrollieren Sie die Druckvorschau, bevor Sie das Dokument freigeben oder weitergeben.
Konditionen
Konditionen verändern die Dokumentberechnung, ohne dass jede Anpassung als normale Leistungsposition erfasst werden muss. Dazu gehören insbesondere:
- Rabatt
- Skonto
- Mehrwertsteuer
- weitere in Ihrer Installation eingerichtete Konditionsarten
- Faktoren oder Kalkulationsvorgaben.
Erfassen Sie Konditionen im dafür vorgesehenen Bereich und nicht als freien Text. Ein Text «2 % Rabatt» erklärt zwar die Absicht, verändert aber nicht zwingend den berechneten Betrag.
Mehrwertsteuer prüfen
Der Standardsatz wird bei neuen Dokumenten vorgeschlagen. Bei bestehenden Dokumenten müssen Sie prüfen, ob der für den Vorgang gültige Satz verwendet wird. Siehe Mehrwertsteuer einrichten.
Rabatt und Skonto unterscheiden
- Rabatt reduziert normalerweise den Preis bzw. Betrag des Vorgangs.
- Skonto beschreibt eine Zahlungsvergünstigung innerhalb einer Zahlungsfrist.
Die genaue Darstellung auf dem Ausdruck hängt von Dokumenttyp und Reportvorlage ab. Kontrollieren Sie deshalb sowohl die Berechnung als auch die Ausgabe.
Kopieren, Ausschneiden und Einfügen
Positionen können je nach Ansicht kopiert, ausgeschnitten und eingefügt werden. Prüfen Sie nach dem Einfügen:
- den Titel oder Abschnitt, unter dem die Position steht
- die Mengenart und Mengeneinheit
- den Preis und die Preisfixierung
- Notizen und abhängige Positionen
- die Reihenfolge im Dokument.
Das Einfügen einer Position übernimmt nicht automatisch die fachliche Richtigkeit für das neue Dokument. Besonders bei Preisen, Adressen und Projektbezügen ist eine Kontrolle nötig.